Vetter ist einer der weltweit führenden Pharmadienstleister für die keimfreie Abfüllung und Verpackung von Spritzen und anderen Injektionssystemen – unter anderem zur Behandlung von Krankheiten wie Multiple Sklerose, schwere rheumatische Arthritis und Krebs. Das global operierende Unternehmen unterstützt Arzneimittelhersteller von der frühen Entwicklung neuer Präparate bis zur weltweiten Marktversorgung. Vetter wurde 1950 gegründet, beschäftigt derzeit 5.500 Mitarbeiter weltweit und hat über 40 Jahre Erfahrung in der aseptischen Abfüllung und Lohnherstellung.
Bei den QK- Laborkapazitäten von Vetter kam es immer wieder zu Engpasssituationen, wodurch die Gefahr bestand, dass die Labore zum „Bottleneck“ innerhalb der Supply Chain werden könnten. Nichtsdestoweniger
wurde die Kommunikation mit Produktion und Einkauf technologisch nicht in vollem Umfang unterstützt. Dies erschwerte die Integration (prozessual und datentechnisch) der QK innerhalb der gesamten Supply Chain.
Konkret wurden z.B. Kundenaufträge angenommen, bei deren kapazitiven Machbarkeit die Labore nicht voll in den Bewertungsprozess einbezogen waren. Als Folge ergaben sich hohe Kosten zur kurzfristigen Kapazitätsaufstockung. Bernd Gruber, Abteilungsleiter QK Service & Systeme dazu „Die Notwendigkeit einer immer genaueren kapazitativen Laborplanung führte zu steigenden Aufwänden, die wir ‚manuell‘ und oftmals ad hoc reaktiv statt geplant proaktiv abdecken mussten.“
Gesucht wurde folglich eine Softwarelösung, welche die Integration der Labore in die Supply Chain datentechnisch und prozessual unterstützt, sowie eine kapazitive Planung der QK-Ressourcen vereinfacht
Die Planning Domain ist bei Vetter bereits seit 2012 mit seinem Produktionsplanungstool im Einsatz. Dies umfasst die Planning Domain Manufacturing Workbench zur kapazitiven Planung sowie zur Feinplanung. Seit 2020 wird auch Demand-seitig mit der Planning Domain Enterprise Workbench geplant. Über die intensive Zusammenarbeit in diesem Zeitraum hat sich ein vertrauensvolles Verhältnis zu uns aufgebaut.
Eine Analyse ergab, dass die Planning Domain mit dem Tool LabScheduling auch eine Lösung zur Laborplanung im Portfolio besitzt. Diese erfüllt die genannten Anforderungen und bietet dabei insbesondere eine volle Integration in die bestehende Produktionsplanungslösung sowie (via zertifizierter Schnittstelle) das verwendete SAP ERP.
Zu Beginn wurde in gemeinsamen Meetings mit der Planning Domain ein grobes Projekt-Vorgehen vereinbart. Dies bestand aus mehreren initialen Workshops, in welchen klar festgelegt wurde, welche Funktionalitäten und Daten benötigt werden, um die gegebenen Anforderungen zu erfüllen. Es stellte sich heraus, dass einem schnellen Nutzen der Software die benötigte Zeit zur Anpassung der Stammdaten im SAP (insbesondere Prüfpläne) gegenüberstand. Die Implementierung wurde daher so umgesetzt, dass ausstehende Stammdatenanpassungen durch vorübergehende Pflege der Daten in anderen Quellen wie Excel- oder Z-Tabellen ausgeglichen wurden.
Mit der Einführung von LabScheduling der Planning Domain wurde eine Übersicht der anstehenden kapazitiven Auslastung der Labore bereitgestellt. Dabei kann auf allen benötigten Ressourcenebenen der anfallende Arbeitsaufwand analysiert und im Detail überprüft werden. Neben den Prüflosen des SAP QM werden zusätzlich simulierte Prüflose im Tool angelegt, welche die anstehende Auslastung auf Basis der Bewegungsdaten der Produktion und des Einkaufs antizipieren. Hierdurch können nun die Auswirkungen von Änderungen in der Produktion frühzeitig erkannt und entsprechend reagiert werden. Die Implementierung der Software als grundlegenden Schritt erfolgte ohne Verzögerungen im Jahr 2018.
Parallel zur Einführung der Software wurde damit begonnen, die benötigten Stammdaten im SAP anzupassen. Durch eine Erweiterung der Laborplanungslösung wurde dann die Integration der Daten aus den Prüfplänen abgeschlossen. Zudem wurden hier einige Detailanpassungen zur Logik in der Software durchgeführt. Aufgrund einer guten Planung und Koordination auf beiden Seiten konnten diese Anpassungen, ebenfalls verzögerungsfrei, im Jahr 2020 eingeführt werden.
„Das Projekt war insgesamt gut strukturiert und es gab eine enge Betreuung durch die Experten Planning Domain. Auch die gemeinsam gesetzte Zeitschiene und die darin definierten Milestones wurden eingehalten“ so Gabriele Franke, Projektmanager & Senior Key User Experte QM Applikationen.
Für das Jahr 2021 ist eine Anpassung zur vollen Integration der Stabilitätsstudien inklusive deren Simulation vorgesehen.
Die Kommunikation der Fachbereiche QK und Produktion konnte schon durch die Workshops verbessert und ein größeres Verständnis der gegenseitigen Prozesse erlangt werden. Der Einsatz der Software hat dies noch einmal erheblich verstärkt. Dabei waren gerade in der initialen Phase Stammdaten der Schlüssel zu einer gelungenen Laborplanung. Eine unvollständige Datenlage konnte durch ein Vorgehen in Phasen abgefedert werden. Auf diese Weise wurden schnelle Nutzenpotentiale der Software gehoben, bei gleichzeitiger sukzessiver Verbesserung und Angleichung der benötigten Stammdaten.
Anne Kuhlmann, Vice President Qualitätskontrolle:
„Die Zusammenarbeit mit den Beratern und Entwicklern der ORSOFT GmbH war immer freundlich und professionell. Durch die erfolgreiche Implementierung der LabScheduling Lösung der Planning Domain steht Vetter nun ein Tool zur umfangreichen Ressourcenplanung innerhalb der Vetter-Qualitätskontrolle zur Verfügung, für das eine langjährige Betreuung, Weiterentwicklung und Wartung durch Germanedge gewährleistet sein wird.“
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Dominik Weggler
Head of Sales Germanedge
Bei BBC Cellpack existierte für die beiden Produktionswerke kein definierter Bedarfsplanungsprozess. Die Planung der Materialbedarfe verlief rein kundenauftragsorientiert, eine langfristige Material- und Rohstoffplanung fand nicht statt. Dies hatte zur Folge, dass für die Produktion benötigte Rohstoffe nicht immer zur erforderlichen Zeit verfügbar waren, was zu Problemen bei der Liefertreue führte. Ziel der Einführung einer Softwarelösung für die Bedarfsplanung war demzufolge eine Verbesserung des Beschaffungs- und Lieferprozesses.
In einer Akquisephase im Frühjahr 2019 wurde der BBC Cellpack Packaging die Enterprise Workbench, die Bedarfsplanungslösung der ORSOFT GmbH, vorgestellt. Die ORSOFT Enterprise Workbench (EWB) ist eine Erweiterung des führenden SAP-ERP-Systems und bietet unter anderem Bedarfsplanungsfunktionen für diese Plattform, sowie ein breites Spektrum an Visualisierungsfunktionen für einen transparenten Überblick über den gesamten Bedarfsplanungsprozess.
Im Anschluss an die Zeit der Akquise folgte eine Phase des Proof of Concepts. In diesem Zeitraum wurde die ORSOFT Schnittstelle in das SAP ERP Testsystem der BBC Cellpack Packaging eingespielt. Das ermöglichte der BBC Cellpack Packaging, auf Basis der eigenen Stamm- und Bewegungsdaten, einen direkten Einblick in die Möglichkeiten der Bedarfsplanung mit der EWB. Nach positivem Abschluss des Proof of Concepts begann im Herbst 2019 die Feinspezifikation des Bedarfsplanungsprozesses, sowie darauffolgend die Implementierung der ORSOFT Enterprise Workbench für die Bedarfsplanung der beiden Produktionsstandorte.
Zentrales Planungsobjekt der Bedarfsplanung in der EWB sind die Merkmalskombinationen. Die relevanten Kombinationen von Werk, Material, Auftraggeber- und Warenempfängerkunde werden bei der BBC Cellpack Packaging automatisch aus den geladenen Vergangenheitsdaten gewonnen. Zusammen mit dem in der Spezifikationsphase definierten Kennzahlmodell zur Visualisierung der Verkäufe der Vergangenheit und der Pflege der Prognosedaten künftiger Verkäufe werden die Merkmalskombinationen in Tabellenstrukturen im Planning Namensraum im SAP ERP gespeichert. Ein sekundärer Datenspeicher ist nicht nötig.
Die Bedarfsplanung wird nach Implementierung der Planning Enterprise Workbench zentral von einem Planer am Standort in Illfurth (Frankreich) vorgenommen. Dieser setzt sich in regelmäßigem Abstand mit den Verkäufern zusammen, um die zukünftig geplanten Umsätze zu besprechen. Diese dezentralen Verkaufsinformationen werden im Anschluss in die Enterprise Workbench eingepflegt. Zusammen mit über MS Excel geladenen Preisinformationen ermöglicht die EWB somit einen zentralen Überblick über geplante Verkaufsmengen.
Die Planung des Verkaufsumfangs erfolgt auf Basis des Attributs „Materialfamilie“, welches sich aus drei im SAP ERP definierten Materialklassifikationen zusammensetzt. Die Planungsmappen der Planning Enterprise Workbench ermöglichen dem Planer, zukünftige Verkäufe auf allen definierten Planungsebenen (bspw. Werk, Material, Auftraggeber- und Warenempfängerkunde sowie Materialfamilie) zu pflegen. Die gepflegten Werte werden über definierte Verteilungsregeln on-the-fly aggregiert bzw. disaggregiert.
Begleitet wird die Bedarfsplanung durch die Ergebnisse der Budgetplanung. Die auf Kundenebene dargestellten Ergebnisse der Budgetplanung werden zweimal pro Jahr über eine standardisierte MS Excel-Schnittstelle in die EWB geladen, auf Ebene der Merkmalskombinationen dissaggregiert und in dafür vorgesehenen Mengen- und Wertkennzahlen abgebildet
Die Enterprise Workbench stellt dem Bedarfsplaner der BBC Cellpack Packaging zudem ein Set aus Prognosemodellen zur Verfügung. Diese erkennen Muster (u.a. Trends und Saisonalität) aus historischen Daten
mittels derer Prognosen der Zukunft erstellt werden können. Unterstützt wird die statistische Prognose durch Like-Profile. Mit diesen kann die Bedarfsprognose von Planungsobjekten anhand der historischen Eingabedaten eines oder mehrere anderer Planungsobjekte erstellt werden, deren Nachfrageverhalten gleich oder ähnlich ist.
Das Ergebnis der Planung bei der BBC Cellpack Packaging ist ein Bedarfsplan für jede Merkmalskombination. Dieser wird in einer Kennzahl gespeichert. Auf Knopfdruck werden in der ORSOFT Enterprise Workbench aus diesen Kennzahlwerten, unter Berücksichtigung geladener Kundenaufträge und Verrechnungsmodi, Planprimärbedarfe erstellt und im SAP ERP gespeichert. Der tägliche MRP-Lauf im SAP ERP erzeugt zur Deckung dieser Planprimärbedarfe Bestellanforderungen. Diese dienen dazu, den langfristigen Bestellprozess zu stabilisieren.
Die Planning Enterprise Workbench wurde problemlos in die existierende Systemlandschaft der BBC Cellpack integriert. Der Zugriff auf die Enterprise Workbench erfolgt über eine Citrix Applikation.
Nach einer kurzen Phase des Stillstands, aufgrund der verspäteten Bereitstellung der Infrastruktur im Spätsommer 2019, wurde die EWB im zu Beginn der Implementierung definierten Zeit- und Kostenrahmen erfolgreich eingeführt und ist seit Februar 2020 produktiv im Einsatz. Die zugrundeliegende Planning-Systemlandschaft ermöglicht eine problemlose Integration weiterer Nutzer der Bedarfsplanung sowie das Abbilden weiterer Planungsprozesse, bspw. der Budgetplanung.
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Dominik Weggler
Head of Sales Germanedge