Durch die Verwendung einer digitalen Lösung ist es nur ein kleiner Schritt, damit aus einzelnen ausgefüllten Inspektionsberichten übersichtliche und übergeordnete Reports entstehen können. Dies hilft schnell die Zusammenhänge zwischen Einzelprüfungen zu verstehen und daraus entsprechende Maßnahmen abzuleiten, so werden die Sauberkeits- und Lebensmittelkontrollen in Supermärkten schnell durchgeführt.

Typische Auswertungen sind in dem Zusammenhang wie viele Inspektionen in einem Zeitraum durchgeführt wurden mit wie vielen entdeckten Mängeln oder ob es in einem Bereich besonders oft zu Auffälligkeiten kommt. Steigt oder stagniert beispielsweise die Anzahl von Mängeln über Zeit, dann sollten Sie Ihre Prozesse anpassen. Auch standortübergreifende Auswertungen sind möglich, verwendet Standort A ein anderes Kühlsystem als Standort B, so unterscheiden sich vermutlich auch die Anzahl der damit verbundenen Probleme.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Deshalb nutzen viele unserer Kunden die Möglichkeit, direkt in der Checkliste Fotos zu machen und so aufgetretene Probleme besser zu dokumentieren.

Hier beispielsweise ein Balkendiagramm, wie viele Überprüfungen nach Standorten durchgeführt wurden und wie viele davon als bestanden gelten. So bekommen sie schnell Erkenntnisse, wie die Standorte im Vergleich miteinander abschneiden und können Unterschiede ermitteln.

Unterschiedlichste Suchmöglichkeiten um durchgeführte, einzelne Inspektionen wiederzufinden, beispielsweise in einem bestimmten Zeitraum, von einem bestimmten Prüfer, sogar die direkte Suche nach eingegebenen Antworten ist möglich.

Der Prozess lässt sich standardisieren und damit einfacher, sicherer und transparenter durchführen, wenn er – wie in einem unserer Anwendungsfälle – direkt aus der Geräteverwaltung (IT Asset Management, ITAM) angestoßen wird. Das steigert Produktqualität und Produktivität gleichermaßen, weil die gesammelten Daten zur Funktionsfähigkeit der Mess- und Prüfgeräte direkt ins ITAM zurückfließen und für nachfolgende Prozesse genutzt werden können.

Die Genauigkeit von Industrie- und Laborwaagen wird mit Hilfe diverser mathematischer Formeln berechnet. Daraus ergeben sich Werte wie die Standardabweichung, die Mindesteinwaage, etc. Die Formeln sind in den digitalen Checklisten hinterlegt, so dass der Mitarbeiter die ermittelten Messwerte nur in vorgesehenen Felder eingeben muss. Das System berechnet die Werte dann in Echtzeit automatisch selbst.

• Durchgehende Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die Umsetzung von Industrie 4.0-Initiativen in Produktion und Qualitätsmanagement
• Hohe Produktqualität dank der regelmäßigen Überprüfung von Mess- und Prüfgeräten im Rahmen der Qualitätssicherung
• Nutzerfreundlichkeit, da auch weniger versierte Mitarbeiter oder Anfänger mit der digitalen Checkliste eine Art Leitfaden durch den Kalibrierungsprozess erhalten
• Abbildung mehrstufiger Prozesse in einem IT-System ohne Medienbrüche

Digitale Lauflisten haben im Vergleich zu ihren papierbasierten Pendants entscheidende Vorteile: Die Daten liegen von Beginn an elektronisch vor und können standortübergreifend zentral gespeichert werden. Durch die zentrale Bereitstellung arbeitet jeder mit der neuesten Version, die über das Smartphone bereitgestellt, Laufwege spart. Zudem reagieren Lauflisten dynamisch auf Eingaben, auch eine Verzweigung in verschiedene Folgeabläufe ist möglich: Ist beispielsweise der Förderdruck einer Pumpe kleiner als vorgeschrieben, öffnet sich bei der Eingabe sofort ein Warnhinweis und der Kontrolleur kann eine Meldung für die Instandhaltung absetzen oder eine Aufgabe für eine bestimmte Person erstellen. Die straffen und medienbruchfreien Abläufe verschlingen also deutlich weniger Arbeitszeit als die Papierform.

Digital werden oft mehr Daten weitergegeben als mit der papiergestützten Prüfung, sei es mit Bild-, Sprach- oder Textinformationen. Erkennt der Prüfer beispielsweise bei einem Aggregat eine Fehlfunktion, kann er diese zusätzlich mit Foto dokumentieren und den Standpunkt per GPS-Signal markieren, sodass die Instandhaltung das Problem schneller lokalisieren kann. Auch die Erstellung von Ad-Hoc-Auswertungen über Kontrollen und Mängel ist möglich. Mit diesen und ähnlichen Funktionen erhöht sich nicht nur die Qualität der Kontrollgänge. Bessere Daten sorgen auch für einen höheren Erkenntnisgewinn, Nutzer können bessere Entscheidungen und Ableitungen treffen.

Da digitale Lauflisten orts- und geräteunabhängig sind, trägt ihre Nutzung sowohl in den Bereichen Food und Healthcare sowie bei kritischen Infrastrukturen (KRITIS) zur Prozesssicherheit bei. Der Prüfer muss sein mobiles Gerät nicht während des gesamten Kontrollgangs mitführen, sondern kann die Laufliste beispielsweise in Zone A unterbrechen und in Zone B wieder an einem anderen Gerät aufnehmen. Mit diesem Prozessdesign kann zum Beispiel eine Kreuzkontamination durch ein mitgeführtes Gerät vermieden werden.

Inspektion des Ist-Zustandes

Inspektionsaufgaben können einmalig für ein bestimmtes Datum, wiederkehrend oder adhoc in unserer Software angelegt und einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Wiederkehrende Aufgaben beziehen sich zudem häufig auf Informationen aus Drittsystemen, wie beispielsweise der Anzahl von Maschinenstunden, Produktionsdurchgängen oder werden durch Wertüberschreitung aktiviert. Dies unterstützt die präventive Inspektion und reduziert Kosten.

Für den Instandhaltungsmitarbeiter sind zu jeder Zeit alle geplanten Wartungsarbeiten in unserer Software übersichtlich dargestellt. Er selektiert seine durchzuführende Arbeit und wird im Prozess vor Ort durch begleitende Checklisten unterstützt. Diese führt den Mitarbeiter durch den Wartungsprozess mit Hilfe von Anleitungen, Bildern, Videos, Plausibilitätsprüfungen, Pflichtfelder, Geotagging, Unterschriften und vielem mehr.

Der Mitarbeiter kann in diesem Prozess jederzeit zusätzliche Informationen rückmelden. Ein beliebtes Mittel ist beispielsweise das Hinzufügen von Bildern eines Schadens mit ergänzenden Informationen wie einer Zeichnung direkt im Bild und das automatische Weiterleiten an einen veranwortlichen Mitarbeiter oder ein Drittsystem, wie SAP PM. Dadurch wird Zeit gespart und alle Kollegen sind auf dem gleichen Stand. Sollte der durchführende Mitarbeiter eine Aufgabe nicht erledigen können, so kann diese automatisiert weitergeleitet und bei wichtigen Aufgaben auch eskaliert werden.

Da alle Ereignisse an der Maschine gespeichert werden, sind Informationen leicht zu finden. So kann die Maschinenakte alle Änderungen und Instandhaltungstätigkeiten der vergangenen Jahre anzeigen oder alle Ersatzteile und Werkzeuge in Benutzung oder Reparatur auflisten. Mit übersichtlicher Berichte sind Zusammenhänge erkennbar und Ableitungen für die kontinuierliche Verbesserung möglich.

Auch Konstruktionsunterlagen, Kalibrierprotokolle, Schmierpläne, Betriebsanleitungen und Fahranweisungen werden am Maschinenobjekt gespeichert. So entsteht ganz automatisch ein umfassendes Anlagenlogbuch bzw. eine Maschinenakte mit vollständiger Dokumentation aller Ereignisse und Unterlagen. Der Arbeiter vor der Maschine hat die Informationen genauso im Zugriff wie der Betriebsleiter, der sich z.B. über der Wartungsstand seiner Anlagen informieren möchte.

Als einfach und praktikabel hat sich in Anwendungsfällen erwiesen, die einzelnen Qualifizierungen über ein Projektmanagementsystem zu strukturieren und zu steuern. Die Qualifizierungen selbst werden als digitale Checklisten innerhalb des Systems angelegt und verwaltet, und sie können dank der Unterstützung von mehrstufigen Workflows verschiedenen Bereichen zur Bearbeitung zugewiesen werden. Auch die Einstufung sämtlicher für die Produktion relevanten Materialien im Rahmen des Risikomanagements – Einteilung nach Risikogruppen (technologische Risiken, gesetzliche Risiken und Supply-Chain-Risiken) und Risikoniveau (niedrig, mittel, hoch) – kann dazu gehören, ebenso eine automatische Berechnung anhand bestimmter Faktoren. Dadurch kann gezielt nach Priorität bearbeitet werden. Auf diese Weise ist eine umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle aller rohstoffbezogenen Aktivitäten über ein zentrales Dashboard möglich.

• Durchgehende Digitalisierung aller Rohstoff- und Lieferantenqualifizierungen im Rahmen eines strukturierten Projektmanagements
• Plattformfähigkeit, Integration in verschiedenste Systeme, wie zum Beispiel Asset Management-, Projektmanagement-, Ticket-, Reporting-, Schichtbuch-Systeme, etc.
• Abbildung von Abhängigkeiten und Verknüpfungen: Eine Checkliste umfasst eine komplette Qualifizierung, sie ist prozessübergreifend
• Unternehmens- und länderübergreifendes Risikomanagement wird unterstützt, Mehrsprachigkeit von Checklisten

Aktuell führend beim Ausbau ihrer 5G-Netze ist die Schweiz. Möglicherweise spielt hier ein Anwendungsfall eine Rolle, bei dem digitale Checklisten Projektabläufe beschleunigen: Die intelligenten Formulare, die online ebenso wie offline auf jedem mobilen Endgerät ausgefüllt werden können, unterstützen die Standortverantwortlichen bei der Vorbereitung der Bauvorhaben. Sie führen bei der Ortsbegehung eine gründliche Analyse der Gegebenheiten durch und dokumentieren sämtliche Einzelheiten exakt mit Hilfe der digitalen Checklisten.

Die digitalen Checklisten reagieren dynamisch auf Eingaben und verzweigen in verschiedene Folgeabläufe, wie folgendes Beispiel zeigt: Sollen die neuen 5G-Antennen beispielsweise auf einem Gebäude installiert werden, wird gefragt, ob es sich um ein Flach- oder Giebeldach handelt. Kann man auf dem Giebeldach stehen? Nein. Wie viele Dachluken gibt es? Wird ein Kran mit Hubwagen benötigt? Ja. Kann dieser vor dem Haus stehen?

Werden die Daten für die Standortvorbereitung und die Trassen- und Baustellenprüfung von Anfang an digital erfasst, sorgt dies für eine hohes Maß an Transparenz, Schnelligkeit und Prozesstreue: Kein Task wird vergessen, und die gesammelten Feldinformationen werden automatisch mit der zentralen Projektdatenbank synchronisiert. Aus dieser können sie anschließend sofort ausgelesen und für Bauvorhaben-spezifische sowie Bauvorhaben-übergreifende Auswertungen und Berichte genutzt werden. Entsprechend schnell liegen die Daten zentral vor und können für nachfolgende Projektschritte genutzt werden: z.B. kann der erwähnte Kran mit Hubwagen bestellt und die behördliche Straßenabsperrung für den betreffenden Tag beantragt werden. Nötige Sicherheitsvorkehrungen können rechtzeitig getroffen, was die Sicherheit aller Beteiligten erhöht.

Mit einem Asset-Management-System lässt sich die grüne Infrastruktur deutlich effizienter verwalten – und zwar einschließlich der für den Betrieb notwendigen Dienstleistungen. Alle anfallenden Daten zu technischen Assets, Störungen und Serviceanfragen liegen in einem solchen System zentral vor, dennoch können Mitarbeiter können diese dezentral pflegen und weltweit nutzen. Plausibilitätsprüfungen gewährleisten die einheitliche und korrekte Datenerfassung. Die Integration von Barcode- oder RFID-Scannern vereinfacht die Bestandserfassung von Assets zusätzlich. Auch alle Kauf-, Miet-, Wartungs- oder Service-Level-Verträge sind als elektronische Dokumente im System hinterlegt und daher jederzeit zur Hand. Der Zugriff auf die Daten ist durch ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept sicherheitsbeschränkt.

Der Instandhaltungsprozess selbst wird durch anpassbare, digitale Checklisten und Workflows unterstützt. Dies beginnt bei der Anmeldung einer Wartungstätigkeit auf der Leitstelle, schließt sämtliche Überprüfungen mit ein und reicht bis zur anschließenden Abmeldung. Alle Inspektionspunkte werden revisionssicher gespeichert. Punkte, die als „nicht in Ordnung“ markiert werden, können vor Ort per Foto dokumentiert und dann als Ticket weiterverwendet werden. Mängelliste bzw. Inspektionsprotokoll werden per E-Mail verschickt.

Auch der Problemlösungsprozess wird mit Hilfe digitaler Checklisten dokumentiert, sodass eine Historie über aufgetretene Probleme und deren Lösung entsteht. Zudem ist jederzeit nachvollziehbar, welche Mängel noch bei welchen Turbinen bzw. Solarmodulen bestehen. Änderungen können im Inspektionsprotokoll ohne Programmierkenntnisse selbst angepasst werden.

Doch es geht auch anders, wie der Anwendungsfall eines österreichischen Unternehmens zeigt: Dieses hat in seinen Verkehrsbetrieben in den Bereichen Bus und Bahn ein digitales System zur Sicherung der Qualität des Personals etabliert. Geprüft wird beispielsweise, ob Toiletten und Fahrgasträume sauber sind, ob die Fahrkartenautomaten funktionieren, die Getriebe regelmäßig gewartet werden und die Fahrzeugführer im Straßenverkehr umsichtig und freundlich agieren. Die Liste möglicher Sicherheits- und Qualitätschecks ist lang, die Zahl der zu prüfenden Fahrzeuge und Mitarbeiter/-innen geht in der weitläufigen Region in die Hunderte.