Sauberkeits- und Lebensmittelkontrollen in Supermärkten sind von enormer Wichtigkeit, denn fehlende Sauberkeit führt nicht nur zu Imageproblemen, sie gefährdet auch ihre Kunden und Mitarbeiter. Um dies zu vermeiden, werden in regelmäßigen Abständen Inspektionen durchgeführt. Hierbei wird jedoch oft auf Papier dokumentiert, dies verlangsamt den Prozess und führt zu unnötigen Kosten.
Um alle Überprüfungen prozesssicher durchzuführen und diese gleichzeitig zu dokumentieren, vertrauen unsere Kunden auf unsere Kombination aus Asset-, Service- und Checklistenmanagement einschließlich Reportingmöglichkeiten. Der gesamte Inspektionsprozess wird mittels unser elektronischen Checklisten unterstützt. Dies beginnt bei der Erstellung von wiederkehrenden Inspektionsaufgaben, welche automatisch via Mail eskaliert werden. Führt weiter mit der Durchführung der Inspektion und Dokumentation und endet mit Erstellung weiterer Aufgaben zur Beseitigung von Mängeln und Aktualisierung von Reports.
Innerhalb der Checkliste werden bereits bestimmte Felder wie Name des Prüfers, Datum und Uhrzeit der Inspektion automatisch gesetzt, sodass zum einen Zeit gespart, zum anderen keine Fehleingaben gemacht werden können.
Danach werden die unterschiedlichen Bereiche kontrolliert, und über einfache Touchbedienung können Probleme schnell dokumentiert und auch Fotos von Problemen gemacht werden. Dem Prüfer können Sie dabei unterschiedliche Hilfestellungen über Bildeinblendungen geben.
Bei Kontrollen können z.B. Temperaturüberschreitungen an Theken direkt mit Regeln in der Checkliste hinterlegt werden. Beispielsweise wird bei einer Eingabe direkt eine weitere Aufgabe zur Überprüfung der Theke für den Servicetechniker erstellt. Der Techniker kann sich daraufhin bis zu einem bestimmten Zeitpunkt um das Problem kümmern, ansonsten wird automatisch eskaliert.
Durch die Verwendung einer digitalen Lösung ist es nur ein kleiner Schritt, damit aus einzelnen ausgefüllten Inspektionsberichten übersichtliche und übergeordnete Reports entstehen können. Dies hilft schnell die Zusammenhänge zwischen Einzelprüfungen zu verstehen und daraus entsprechende Maßnahmen abzuleiten, so werden die Sauberkeits- und Lebensmittelkontrollen in Supermärkten schnell durchgeführt.
Typische Auswertungen sind in dem Zusammenhang wie viele Inspektionen in einem Zeitraum durchgeführt wurden mit wie vielen entdeckten Mängeln oder ob es in einem Bereich besonders oft zu Auffälligkeiten kommt. Steigt oder stagniert beispielsweise die Anzahl von Mängeln über Zeit, dann sollten Sie Ihre Prozesse anpassen. Auch standortübergreifende Auswertungen sind möglich, verwendet Standort A ein anderes Kühlsystem als Standort B, so unterscheiden sich vermutlich auch die Anzahl der damit verbundenen Probleme.
Benutzerfreundliche Steuerung des Protokolls per Touch, direkt mit Dynamisierungen im Dokument und farblicher Unterstützung. Ist beispielsweise ein Problem aufgetreten erweitert sich das Formular um eine Kommentarzeile.
Eingabemöglichkeiten reichen von einfachen Optionsfeldern, über Drop-Down bis Freitextfelder und Unterschriften
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Deshalb nutzen viele unserer Kunden die Möglichkeit, direkt in der Checkliste Fotos zu machen und so aufgetretene Probleme besser zu dokumentieren.
Auflagen und wiederkehrende Pflichten können per Checklisten zur Bearbeitung an verantwortliche Mitarbeiter übergeben werden.
Hier beispielsweise ein Balkendiagramm, wie viele Überprüfungen nach Standorten durchgeführt wurden und wie viele davon als bestanden gelten. So bekommen sie schnell Erkenntnisse, wie die Standorte im Vergleich miteinander abschneiden und können Unterschiede ermitteln.
Hier beispielsweise eine Auswertung über die Mikrobiologischen Befunde. Welche Bereiche weisen standortübergreifend besonders oft Probleme auf. Wo ergibt es Sinn, auch standortübergreifend an Maßnahmen zu denken.
Unterschiedlichste Suchmöglichkeiten um durchgeführte, einzelne Inspektionen wiederzufinden, beispielsweise in einem bestimmten Zeitraum, von einem bestimmten Prüfer, sogar die direkte Suche nach eingegebenen Antworten ist möglich.
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Dominik Weggler
Head of Sales Germanedge
Kalibrierung von Mess- und Prüfgeräten sollte im Rahmen des internen Qualitätsmanagements regelmäßig erledigt werden. Ideal ist es, wenn der Vorgang aus dem Asset Management heraus angestoßen wird. Und der Prüfende im gleichen Atemzug eine gerätespezifische, digitale Checkliste erhält, die ihn durch den Prozess der Kalibrierung führt und Messunsicherheiten selbstständig und in Echtzeit berechnet.
Sei es durch Abnutzung, thermische, mechanische oder chemische Veränderungen. Die Genauigkeit von Messinstrumenten wie zum Beispiel Industrie- und Laborwaagen lässt mit der Zeit nach. Daher werden sie regelmäßig kalibriert. Daher es wird überprüft, ob und wenn ja, wie weit sie vom Sollwert abweichen. Bei Hunderten oder Tausenden solcher Assets ist die werksinterne ISO-Kalibrierung oft mit erheblichem Aufwand und Kosten verbunden.
Der Prozess lässt sich standardisieren und damit einfacher, sicherer und transparenter durchführen, wenn er – wie in einem unserer Anwendungsfälle – direkt aus der Geräteverwaltung (IT Asset Management, ITAM) angestoßen wird. Das steigert Produktqualität und Produktivität gleichermaßen, weil die gesammelten Daten zur Funktionsfähigkeit der Mess- und Prüfgeräte direkt ins ITAM zurückfließen und für nachfolgende Prozesse genutzt werden können.
In unserem Anwendungsfall werden die Mitarbeiter bei der Kalibrierung ihrer Arbeitsmittel unterstützt, indem sie zu jedem Prüfintervall eine aktuelle, gerätespezifische digitale Checkliste erhalten, die sie durch den Prozess der Kalibrierung führt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Vorgang fehlerfrei und zeitsparend durchgeführt wird, alle relevanten Informationen erfasst werden und sofort in elektronischer Form vorliegen. Medienbrüche in Form von Papier gibt es hier nicht mehr.
Die Genauigkeit von Industrie- und Laborwaagen wird mit Hilfe diverser mathematischer Formeln berechnet. Daraus ergeben sich Werte wie die Standardabweichung, die Mindesteinwaage, etc. Die Formeln sind in den digitalen Checklisten hinterlegt, so dass der Mitarbeiter die ermittelten Messwerte nur in vorgesehenen Felder eingeben muss. Das System berechnet die Werte dann in Echtzeit automatisch selbst.
Das Ergebnis der Kalibrierung ist der Werks-Kalibrierschein, der dann im Asset Management in digitaler Form vorliegt. Durch die Integration der Unterschrift des Prüfenden, ggf. weiterer Personen, kann er revisionssicher abgelegt werden und ist zudem Grundlage für eine etwaige DAkkS-Kalibrierung.
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Dominik Weggler
Head of Sales Germanedge
Sogenannte „Lauflisten“ unterstützen Prüfpersonen bei regelmäßigen Kontrollgängen – sei es im Brandschutz, im Rahmen der Instandhaltung, bei der Anlagenprüfung oder im Wachschutz. Im Vergleich mit der vielerorts noch gängigen Papierform leisten digitale Lauflisten einen erheblichen Beitrag, um die Sicherheit gerade bei komplexen Prozessen, in kritischen Infrastrukturen oder in weitläufigen Arealen zu verbessern.
Kontrollgänge zur Überprüfung von Anlagen, Arbeitsplätzen und Gebäuden sind fester Bestandteil der Arbeits- und Prozesssicherheit in Unternehmen, tragen sie doch dazu bei, die Qualität der Prozesse und die Sicherheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Ein gängiges „Tool“, um Ist-Zustände zu überwachen und mit Soll-Zuständen zu vergleichen, sind sogenannte „Lauflisten“, mit denen das Prüfpersonal Daten bei den Rundgängen erfasst. In vielen Unternehmen werden sie nach wie vor in Papierform bereitgestellt.
Digitale Lauflisten haben im Vergleich zu ihren papierbasierten Pendants entscheidende Vorteile: Die Daten liegen von Beginn an elektronisch vor und können standortübergreifend zentral gespeichert werden. Durch die zentrale Bereitstellung arbeitet jeder mit der neuesten Version, die über das Smartphone bereitgestellt, Laufwege spart. Zudem reagieren Lauflisten dynamisch auf Eingaben, auch eine Verzweigung in verschiedene Folgeabläufe ist möglich: Ist beispielsweise der Förderdruck einer Pumpe kleiner als vorgeschrieben, öffnet sich bei der Eingabe sofort ein Warnhinweis und der Kontrolleur kann eine Meldung für die Instandhaltung absetzen oder eine Aufgabe für eine bestimmte Person erstellen. Die straffen und medienbruchfreien Abläufe verschlingen also deutlich weniger Arbeitszeit als die Papierform.
Die Praxis hat gezeigt, dass digitale Lauflisten typischen Anwenderfehlern entgegenwirken: Einzelne Punkte können nicht übersprungen oder versehentlich vergessen werden. Daten, die nicht plausibel sind, werden der Prüfperson erneut vorgelegt. Es gibt keine unleserlichen Einträge, und der Prüfer hat durch die zentrale Dokumentenablage stets die aktuelle, u.U. auch mehrsprachige Laufliste zur Hand. Startzeitpunkt und Ende des Kontrollgangs werden in den digitalen Lauflisten automatisch gesetzt, damit lassen sich die Kontrollzeiten zentral überwachen – und auch für den Prüfer stellt dies eine Sicherheit dar, denn er kann beweisen, dass ein Fehler beispielsweise erst nach Abschluss seines Rundgangs auftrat. Mitarbeiter können die digitalen Lauflisten unabhängig von ihren Computerkenntnissen bedienen, da die Nutzung von Smartphone-Apps den Meisten geläufig ist.
Digital werden oft mehr Daten weitergegeben als mit der papiergestützten Prüfung, sei es mit Bild-, Sprach- oder Textinformationen. Erkennt der Prüfer beispielsweise bei einem Aggregat eine Fehlfunktion, kann er diese zusätzlich mit Foto dokumentieren und den Standpunkt per GPS-Signal markieren, sodass die Instandhaltung das Problem schneller lokalisieren kann. Auch die Erstellung von Ad-Hoc-Auswertungen über Kontrollen und Mängel ist möglich. Mit diesen und ähnlichen Funktionen erhöht sich nicht nur die Qualität der Kontrollgänge. Bessere Daten sorgen auch für einen höheren Erkenntnisgewinn, Nutzer können bessere Entscheidungen und Ableitungen treffen.
Digitale Lauflisten sind für mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets optimiert: Die kontrollierende Person kann die digitale Laufliste bei seinem Rundgang online, aber auch offline ausfüllen und elektronisch unterschreiben. Damit ist eine zusätzliche Ablage der Daten in Papierform überflüssig. Bei der Offline-Eingabe werden die Daten automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Netzwerkverbindung zum zentralen System vorhanden ist.
Da digitale Lauflisten orts- und geräteunabhängig sind, trägt ihre Nutzung sowohl in den Bereichen Food und Healthcare sowie bei kritischen Infrastrukturen (KRITIS) zur Prozesssicherheit bei. Der Prüfer muss sein mobiles Gerät nicht während des gesamten Kontrollgangs mitführen, sondern kann die Laufliste beispielsweise in Zone A unterbrechen und in Zone B wieder an einem anderen Gerät aufnehmen. Mit diesem Prozessdesign kann zum Beispiel eine Kreuzkontamination durch ein mitgeführtes Gerät vermieden werden.
Alles, was in die digitale Laufliste eingetragen wird, kann mit anderen Connected-Worker-Applikationen wie zum Beispiel dem digitalen Schichtbuch FINITO direkt synchronisiert werden. Dort ist ein Ereignis – zum Beispiel der zu geringe Förderdruck der Pumpe – dann sofort für alle betroffenen Mitarbeiter ersichtlich, die Instandhaltung kann sofort aktiv werden, und auch das Führungspersonal weiß sofort Bescheid.
Änderungen werden laufend aktualisiert, die Daten revisionssicher in einer zentralen Datenbank archiviert. Zur Auswertung können die Daten in verschiedene Formate, zum Beispiel nach Excel exportiert werden. Anbindung an gängige Stammdaten- und Reporting-Systeme möglich.
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Dominik Weggler
Head of Sales Germanedge
Einen Sack Flöhe hüten – so heißt es – sei leichter, als einen Schichtplan zu erstellen, der alle glücklich macht. Zumal es neben Wünschen der Mitarbeitenden auch viele Gesetzesvorgaben und Sonderregelungen bezüglich Schichtsystem, Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit und Mehrarbeit zu berücksichtigen gilt. Eine effiziente Schicht- und Personaleinsatzplanung für die Industrie stellt sicher, dass die Schichtbesetzung bestmöglich zur geplanten Arbeitslast passt und zum gewünschten Produktionsergebnis führt – bei größtmöglicher Flexibilität für die Mitarbeiter. Im Idealfall ist die Lösung sogar Teil der Connected-Worker-Plattform.
An einem Schichtplaner zerren viele Hände: Die Mitarbeitenden brauchen einen freien Tag, möchten eine Schicht tauschen, in Teilzeit arbeiten oder sich entscheiden, ob sie Überstunden ausbezahlt haben möchten. Schicht- und Betriebsleiter wünschen sich eine optimale, entsprechend qualifizierte Schichtbesetzung, basierend auf dem Arbeitsvorrat, der zu erbringen ist. Die Personalabteilung hat ein Auge auf die Arbeitsstunden und Gesetzesvorgaben, und die Finanzbuchhaltung muss wissen, wie viel Lohn sie auszahlen muss.
Wer hier entspannt bleiben möchte, nutzt – ähnlich wie ein Kraftwerksbetrieb in NRW – das IT-System Emplovis. Im dortigen Fünf-Schicht-Betrieb wird mit rund 40 Mitarbeitenden an 365 Tagen im Jahr, 24 Stunden täglich, Prozessdampf und Strom für rund 12.000 Beschäftigte erzeugt. Die Schichtführer erstellen auf Knopfdruck Schichtpläne, führen die Personaleinsatzplanung für die Schichtgruppen durch und erfassen mit wenigen Klicks Abwesenheiten bzw. Mehrarbeiten mit einer Vielzahl unterschiedlicher Abwesenheits- und Mehrarbeitstypen. Zudem ist für Berechtigte auf Anhieb ersichtlich, wer wann und wie lange gearbeitet hat und wer noch eingeteilt werden kann – basierend auf der vorhandenen Qualifikation und den Anforderungen des Arbeitsplatzes. Das System informiert auch, wenn bei Mitarbeitern Qualifikationen auslaufen und nachgeschult werden müssen.
Emplovis ist grundflexibel und passt sich an Kundenanforderungen an. Farbliche Gliederungen und selbsterklärende Piktogramme unterstützen beim Umgang mit dem System, so dass auch weniger IT-affine Mitarbeiter schnell zurechtkommen. Schnittstellen, beispielsweise zu IT- und HR-Systemen wie SAP, ermöglichen die automatisierte Weiterreichung von Daten zum Arbeitsvorrat, technischen Arbeitsplatz oder Lohninfos.
Welcher Mitarbeitende in welcher Schicht eingesetzt ist, lässt sich mit dem Schicht- und Personaleinsatzplaner auf Anhieb erkennen: Über ein Dashboard können Ansichten so definiert werden, dass sie den persönlichen Wünschen des Betrachters entsprechen. Schichten, Urlaube, Fehlzeiten und Abwesenheiten sind farblich gegliedert. Mit Hilfe von Filtern wie Zeitraum, Organisationseinheit, Mitarbeiter, Team, Abwesenheit lassen sich wöchentliche, monatliche und jährliche Auswertungen (Saldenübersichten) pro Mitarbeiter / bzw. Schicht erstellen und bei Bedarf ausdrucken. Über eine Gruppierung ist pro Tag und Linie die Anzahl der an- und abwesenden Mitarbeiter zur Kontrolle der erforderlichen Belegstärke sichtbar.
Ein Zugriff auf die Lösung ist von überall per Webbrowser möglich, somit können die Mitarbeitenden von Zuhause aus ihren persönlichen Schichtplan einsehen und sind auch über kurzfristige Änderungen, beispielsweise bei Erkrankung eines Kollegen, informiert. Änderungen, die einen Mitarbeiter betreffen, können auch automatisiert per E-Mail an ihn versandt werden, sodass er nicht immer aktiv nachsehen muss.
Das Betriebsteam des Kraftwerksbetriebs erfasst pro Jahr rund 15.000 Schichtereignisse in digitalen Betriebstagebüchern, die teilweise als Reparaturmeldungen über SAP an die Instandhaltung geleitet werden. Das Schichtpersonal hat auf einer Anzeigetafel im Leitstand alle relevanten Schichtereignisse stets im Blick. Wiederkehrende Abläufe werden mit digitalen Checklisten unterstützt. So haben die Schichtmitarbeiter eine für sie optimierte Anzeige von Daten.
Neben Emplovis nutzt der Kraftwerksbetrieb weitere Applikation der Connected-Worker-Plattform, darunter Finito 4 und Checkware. Auf der Plattform entsteht ein ganzer Marktplatz an Möglichkeiten, wie Unternehmen eine bessere interne Kommunikation, mehr Prozesssicherheit beim Erfassen von Informationen, weniger Aufwand beim Suchen nach Informationen und schnellere Schichtübergaben erreichen können. Informieren Sie sich, wir beraten Sie gerne!
Der Kraftwerksbetrieb der Henkel AG & Co. KGaA am Standort Düsseldorf ist ein VKW-Betrieb im 24/7- Modus. Schichtpläne, die Personaleinsatzplanung, die Erfassung von Abwesenheiten und Mehrarbeiten mit einer Vielzahl unterschiedlicher Abwesenheits- und Mehrarbeitstypen sind im Personalmodul Emplovis abgebildet. Das Betriebsteam erfasst zudem wichtige Schichtereignisse in digitalen Schichtbüchern und hat so auf einer Anzeigetafel im Leitstand alle relevanten Schichtereignisse stets im Blick. Wiederkehrende Abläufe werden mit digitalen Checklisten unterstützt. So haben die Schichtmitarbeiter eine für ihre speziellen Bedürfnisse optimierte Umgebung.
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Dominik Weggler
Head of Sales Germanedge
Die moderne Instandhaltung dient dem Schutz von Menschen, Anlagen und der Umwelt. Doch sind Betrieb und Instandhaltung oft voneinander getrennt und blockieren sich gegenseitig.
Jetzt gibt es einfach zu bedienende Software, die den Betrieb mit der Instandhaltung vereint.
Natürlich bringt eine schnelle Reparatur wenig, wenn z.B. Schmierpläne nicht eingehalten werden. Durch fehlende Wartung und Inspektion treten teure Schäden immer wieder auf. Deshalb muss die Instandhaltung den Betrieb übergreifend mit Wartung, Inspektion und Reparaturen unterstützen. Durch die Speicherung aller Vorgänge in der Maschinenakte entstehen Erfahrungswerte für Laufzeitprognosen und daraus die Option, mit dynamischen Reparatur- und Wartungszyklen die Kosten zu optimieren.
Verhindern Sie vorhersehbare Schäden durch schleichend auftretende Fehlerbilder bevor es zu spät ist. Regelmäßige Wartungsaufgaben steigern die Laufleistung ihrer Anlagen. Wartungsaufgaben wie z.B. Schmierpläne sollten daher in angemessenen Zyklen in den Betriebsablauf integriert werden. Im Finito Schichtbuch können dafür z.B. wiederkehrende Aufgabe mit Checkliste in den Schichtbetrieb übergeben werden. Solche Aufgaben können an Personen, Personengruppen oder bestimmte Schichten vergeben werden. Durch Auswertung der Checklisten besteht jederzeit die Möglichkeit zu prüfen, ob Wartungsvorgänge plangemäß durchgeführt wurden.
Inspektion des Ist-Zustandes
Inspektionsaufgaben können einmalig für ein bestimmtes Datum, wiederkehrend oder adhoc in unserer Software angelegt und einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Wiederkehrende Aufgaben beziehen sich zudem häufig auf Informationen aus Drittsystemen, wie beispielsweise der Anzahl von Maschinenstunden, Produktionsdurchgängen oder werden durch Wertüberschreitung aktiviert. Dies unterstützt die präventive Inspektion und reduziert Kosten.
Manchmal ist eine Reparatur unausweichlich. In dem Fall werden oft interne oder externe Reparatureinheiten angesteuert. Aufträge müssen vergeben werden. Oft werden extern Ersatzteile beschafft.
Mit Finito und Checkware geht das einfach. Über einen Knopf im Schichtbuch kann direkt eine Meldung an ein nachgelagertes MRO System übergeben werden.
Für den Instandhaltungsmitarbeiter sind zu jeder Zeit alle geplanten Wartungsarbeiten in unserer Software übersichtlich dargestellt. Er selektiert seine durchzuführende Arbeit und wird im Prozess vor Ort durch begleitende Checklisten unterstützt. Diese führt den Mitarbeiter durch den Wartungsprozess mit Hilfe von Anleitungen, Bildern, Videos, Plausibilitätsprüfungen, Pflichtfelder, Geotagging, Unterschriften und vielem mehr.
Der Mitarbeiter kann in diesem Prozess jederzeit zusätzliche Informationen rückmelden. Ein beliebtes Mittel ist beispielsweise das Hinzufügen von Bildern eines Schadens mit ergänzenden Informationen wie einer Zeichnung direkt im Bild und das automatische Weiterleiten an einen veranwortlichen Mitarbeiter oder ein Drittsystem, wie SAP PM. Dadurch wird Zeit gespart und alle Kollegen sind auf dem gleichen Stand. Sollte der durchführende Mitarbeiter eine Aufgabe nicht erledigen können, so kann diese automatisiert weitergeleitet und bei wichtigen Aufgaben auch eskaliert werden.
Um Geschwindigkeit und Prozesssicherheit zu garantieren, ist es möglich durch das Scannen eines QR-/Barcodes oder RFID-Tags direkt an der Maschine eine Instandhaltungsmeldung zu erzeugen oder die zu erfüllenden Aufgaben anzuzeigen. Dabei werden alle Prozessinformationen revisionssicher im System hinterlegt. Ganz egal ob dies der durchführende Mitarbeiter oder der Anfangs- und Endzeitpunkt der Tätigkeit ist. Jede Information kann bei Bedarf automatisiert abgelegt werden. Dies spart Zeit und bietet zusätzliche Transparenz.
Da alle Ereignisse an der Maschine gespeichert werden, sind Informationen leicht zu finden. So kann die Maschinenakte alle Änderungen und Instandhaltungstätigkeiten der vergangenen Jahre anzeigen oder alle Ersatzteile und Werkzeuge in Benutzung oder Reparatur auflisten. Mit übersichtlicher Berichte sind Zusammenhänge erkennbar und Ableitungen für die kontinuierliche Verbesserung möglich.
Auch Konstruktionsunterlagen, Kalibrierprotokolle, Schmierpläne, Betriebsanleitungen und Fahranweisungen werden am Maschinenobjekt gespeichert. So entsteht ganz automatisch ein umfassendes Anlagenlogbuch bzw. eine Maschinenakte mit vollständiger Dokumentation aller Ereignisse und Unterlagen. Der Arbeiter vor der Maschine hat die Informationen genauso im Zugriff wie der Betriebsleiter, der sich z.B. über der Wartungsstand seiner Anlagen informieren möchte.
Einmal in Betrieb können nahtlos weitere Anwendungsfälle in die Plattform integriert werden. Typische Vorgänge sind Sicherheitsüberprüfungen, Reinigungstätigkeiten, Gebäudeprüfungen und vieles mehr. Durch die Flexibilität und Anpassbarkeit, lässt sich unsere Softwarelösung einfach an die unterschiedlichsten Prozesse anpassen und schafft Mehrwerte in einer Vielzahl von Businessprozessen.
PCE ist spezialisiert auf die Produktion von CEE Industriesteckgeräten, Schutzkontaktsteckvorrichtungen und hat eine besondere Kompetenz im Anlagenbau. Die Instandhaltung der PCE arbeitet im 5x24h Schichtbetrieb. Störungen werden mit Checklisten als Schichtereignisse erfasst. Dabei wird die Maschine über einen QR-Code eindeutig identifiziert, der Schaden per Foto dokumentiert und der Vorgang an die entsprechende Einheit zur weiteren Behandlung weiter gegeben. Zusätzlich werden mit insgesamt ca. 250 Checklisten voll-automatisch wiederkehrende Prüfungs- und Wartungstätigkeiten angesteuert und über mobile Geräte vor-Ort abgearbeitet. Optional werden Inhalte an die QS zur dauerhaften Lösung weiter gegeben. Insgesamt werden jährlich ca. 10.000 Ereignisse behandelt.
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Dominik Weggler
Head of Sales Germanedge
Wir leben in bewegten Zeiten. Unsicherheiten, Krisen und Kriege nehmen zu und gefährden die Funktionsfähigkeit der Lieferketten. Doch auch in einer sich verändernden Welt müssen Risiken kontrollierbar bleiben. Viele Unternehmen machen sich auf die Suche nach alternativen Lieferquellen, Rohstoffen oder Spezifikationen. All das trägt zur Risikodiversifizierung bei. Doch sind komplex. Mit zwei einfachen Connected-Worker-Tools lassen sich die komplexen Zulassungs- und Qualifizierungsprozesse vereinfachen sowie standardisiert, prozess- und revisionssicher durchführen.
Ereignisse wie die Corona-Krise oder die Situation in der Ukraine haben gravierende Folgen für die Lieferfähigkeit von produktionsnotwendigen Rohstoffen. Um die Versorgungssicherheit und damit die Produktionsfähigkeit aufrecht zu erhalten, gilt es, Risiken zu diversifizieren – beispielsweise in Form von alternativen Lieferquellen („Second Source“) oder Ersatzrohstoffen. Doch die Evaluierungsprozesse sind komplex, sie kosten Zeit und Geld, und genau dieser Aufwand lässt sich mit Hilfe von digitalen Checklisten minimieren. Sie unterstützen einfache, standardisierte und (revisions-)sichere Zulassungs- und Qualifizierungsprozess für eine Vielzahl von Qualifizierungen.
Als einfach und praktikabel hat sich in Anwendungsfällen erwiesen, die einzelnen Qualifizierungen über ein Projektmanagementsystem zu strukturieren und zu steuern. Die Qualifizierungen selbst werden als digitale Checklisten innerhalb des Systems angelegt und verwaltet, und sie können dank der Unterstützung von mehrstufigen Workflows verschiedenen Bereichen zur Bearbeitung zugewiesen werden. Auch die Einstufung sämtlicher für die Produktion relevanten Materialien im Rahmen des Risikomanagements – Einteilung nach Risikogruppen (technologische Risiken, gesetzliche Risiken und Supply-Chain-Risiken) und Risikoniveau (niedrig, mittel, hoch) – kann dazu gehören, ebenso eine automatische Berechnung anhand bestimmter Faktoren. Dadurch kann gezielt nach Priorität bearbeitet werden. Auf diese Weise ist eine umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle aller rohstoffbezogenen Aktivitäten über ein zentrales Dashboard möglich.
In der Praxis sieht das so aus: Der Einkauf stößt den Zulassungs- und Qualifizierungsprozess an. Zugehörige Aufgaben und Tätigkeiten werden in einer Checkliste definiert und den entsprechenden Verantwortlichkeiten zugewiesen. Die Checklisten lassen sich thematisch gliedern und in Arbeitsschritten hierarchisch organisieren. Erst nach umfangreicher und über alle Prozessschritte durchgeführter Prüfung wird die Liste abgeschlossen und ein alternativer Lieferant als „zweite Quelle“ zugelassen.
Dank der digitalen Checkliste liegen sämtliche Einzelschritte nun digital vor und können an andere IT-Systeme wie ERP/SAP übertragen werden. Im ERP wird beispielsweise die neue Spezifikation im Einkaufsbestelltext hinterlegt bzw. es wird geprüft, dass Bestellungen nur noch bei dem neuen Lieferanten möglich sind. Kompliziert aufgebaute Excel-Listen gehören der Vergangenheit an. Dank des Risikomanagements gelingt es, viele potenzielle Risiken im Vorfeld zu minimieren oder zu eliminieren.
Große Infrastrukturprojekte wie der 5G-Netzausbau haben eines gemeinsam: Sie bestehen aus Hunderten von Bau-und Prüfmaßnahmen, die landesweit verstreut liegen. Wie gelingt es, mit geringem Aufwand ein maßnahmen-übergreifendes Qualitätsmanagement und ein zentrales Projekt-Controlling zu etablieren? Digitale Checklisten und Projektmanagement stellen hier sinnvolle Tools dar.
Bis ein neuer Mobilfunkstandort ans Netz geht, vergehen In der Regel ein bis zwei Jahre. Deutlich schneller ist es, einen Standort auszubauen, doch – so oder so – betreut und steuert das zentrale Projektmanagement gut und gerne Hunderte, wenn nicht Tausende von kleineren und größeren Bauvorhaben parallel. Je nach Standort, Gewerk oder Antennentechnologie sind unterschiedlichste Anforderungen zu berücksichtigen – vom kommunalen Baurecht über die Topografie des Standorts bis hin zur Frage, wie viel Datenverkehr am Ende über den Mobilfunkmast laufen soll.
Aktuell führend beim Ausbau ihrer 5G-Netze ist die Schweiz. Möglicherweise spielt hier ein Anwendungsfall eine Rolle, bei dem digitale Checklisten Projektabläufe beschleunigen: Die intelligenten Formulare, die online ebenso wie offline auf jedem mobilen Endgerät ausgefüllt werden können, unterstützen die Standortverantwortlichen bei der Vorbereitung der Bauvorhaben. Sie führen bei der Ortsbegehung eine gründliche Analyse der Gegebenheiten durch und dokumentieren sämtliche Einzelheiten exakt mit Hilfe der digitalen Checklisten.
Die digitalen Checklisten reagieren dynamisch auf Eingaben und verzweigen in verschiedene Folgeabläufe, wie folgendes Beispiel zeigt: Sollen die neuen 5G-Antennen beispielsweise auf einem Gebäude installiert werden, wird gefragt, ob es sich um ein Flach- oder Giebeldach handelt. Kann man auf dem Giebeldach stehen? Nein. Wie viele Dachluken gibt es? Wird ein Kran mit Hubwagen benötigt? Ja. Kann dieser vor dem Haus stehen?
Auch die Trassen- und Baustellenprüfungen werden in der Schweiz mit Hilfe der digitalen Checklisten durchgeführt. Qualitätsverantwortliche überprüfen in regelmäßigen Abständen vor Ort, ob das jeweilige Gewerk vom Auftragnehmer ordnungsgemäß ausgeführt und die Bauphase korrekt abgeschlossen wurde. Etwaige Mängel werden per Foto dokumentiert und in die Checkliste integriert. Auf diese Weise stellt das Zentrale Qualitätsmanagement sicher, dass alle Handlungsschritte sauber durchgeführt und Fehler vermieden wurden. Die Verantwortlichen wissen stets über die planmäßige Umsetzung des Gesamtprojekts Bescheid, und können bei Problemen rasch reagieren. Es geht nichts unter.
Werden die Daten für die Standortvorbereitung und die Trassen- und Baustellenprüfung von Anfang an digital erfasst, sorgt dies für eine hohes Maß an Transparenz, Schnelligkeit und Prozesstreue: Kein Task wird vergessen, und die gesammelten Feldinformationen werden automatisch mit der zentralen Projektdatenbank synchronisiert. Aus dieser können sie anschließend sofort ausgelesen und für Bauvorhaben-spezifische sowie Bauvorhaben-übergreifende Auswertungen und Berichte genutzt werden. Entsprechend schnell liegen die Daten zentral vor und können für nachfolgende Projektschritte genutzt werden: z.B. kann der erwähnte Kran mit Hubwagen bestellt und die behördliche Straßenabsperrung für den betreffenden Tag beantragt werden. Nötige Sicherheitsvorkehrungen können rechtzeitig getroffen, was die Sicherheit aller Beteiligten erhöht.
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Dominik Weggler
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Öl und Gas sind so teuer wie lange nicht mehr. Davon profitieren alternative Energiequellen. Nicht nur Unternehmen, sondern auch zahlreiche Länder bzw. Kommunen versuchen, ihren Strombedarf zumindest teilweise durch Wind- und/oder Sonnenenergie zu decken. Wind- und Solarparks schießen derzeit wie Pilze aus dem Boden. Damit sich deren Investition rechnet, muss der Verwaltungsaufwand von Anfang an überschaubar sein. Auch Wartungsarbeiten müssen schnell, sicher und effizient durchgeführt werden. In beiden Fällen können webbasierte Asset-Management- und Checklisten-Tools helfen.
Betreiber von Wind- oder Solarparks haben es von Anfang an mit einer großen Zahl von technischen Assets zu tun, die über große Flächen verteilt sind. Ob nun Turbine oder Solarmodul – vom Tag der Anschaffung bis zur Ausmusterung müssen alle Komponenten der grünen Infrastruktur erfasst, dokumentiert, verrechnet und in regelmäßigen Intervallen gewartet werden. Der damit verbundene „Papierkrieg“ in Form von Kauf- und Mietverträgen, Wartungs- und Gewährleistungsfristen, Prüfprotokollen und Serviceanfragen ist zeitaufwändig, personalintensiv und fehleranfällig und oftmals müssen Informationen von Hand übertragen und archiviert werden.
Mit einem Asset-Management-System lässt sich die grüne Infrastruktur deutlich effizienter verwalten – und zwar einschließlich der für den Betrieb notwendigen Dienstleistungen. Alle anfallenden Daten zu technischen Assets, Störungen und Serviceanfragen liegen in einem solchen System zentral vor, dennoch können Mitarbeiter können diese dezentral pflegen und weltweit nutzen. Plausibilitätsprüfungen gewährleisten die einheitliche und korrekte Datenerfassung. Die Integration von Barcode- oder RFID-Scannern vereinfacht die Bestandserfassung von Assets zusätzlich. Auch alle Kauf-, Miet-, Wartungs- oder Service-Level-Verträge sind als elektronische Dokumente im System hinterlegt und daher jederzeit zur Hand. Der Zugriff auf die Daten ist durch ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept sicherheitsbeschränkt.
Im Asset Management wird gespeichert, wann ein Gerät / eine Anlage gekauft oder gemietet wurde, was in den mit dem Lieferanten vereinbarten Gewährleistungsfristen und Service Level Agreements festgelegt ist und wann das nächste planmäßige Prüf- und Wartungsintervall ansteht. Dank der aktiven Wiedervorlage verpassen Park-Betreiber keinen Termin und sind in puncto gesetzliche Vorgaben oder Fristen immer auf der sicheren Seite. Das System weist sogar automatisch auf mögliche Kündigungsfristen hin.
Der Instandhaltungsprozess selbst wird durch anpassbare, digitale Checklisten und Workflows unterstützt. Dies beginnt bei der Anmeldung einer Wartungstätigkeit auf der Leitstelle, schließt sämtliche Überprüfungen mit ein und reicht bis zur anschließenden Abmeldung. Alle Inspektionspunkte werden revisionssicher gespeichert. Punkte, die als „nicht in Ordnung“ markiert werden, können vor Ort per Foto dokumentiert und dann als Ticket weiterverwendet werden. Mängelliste bzw. Inspektionsprotokoll werden per E-Mail verschickt.
Auch der Problemlösungsprozess wird mit Hilfe digitaler Checklisten dokumentiert, sodass eine Historie über aufgetretene Probleme und deren Lösung entsteht. Zudem ist jederzeit nachvollziehbar, welche Mängel noch bei welchen Turbinen bzw. Solarmodulen bestehen. Änderungen können im Inspektionsprotokoll ohne Programmierkenntnisse selbst angepasst werden.
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Dominik Weggler
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Mehr denn je stehen heute Sicherheit und Qualität der Öffentlichen und der KRITIS-Infrastrukturen auf dem Prüfstand: Sei es beim Aus- und Umbau der Strom-, Gas- und Wasserstoffnetze, der nachhaltigen Modernisierung der Verkehrsinfrastruktur, der Kreislaufwirtschaft, etc. – überall gilt es, die Herausforderungen der ökologischen und der digitalen Transformation zu berücksichtigen. Transparenz über die eigenen Angebote, Prozesse und Mitarbeiter und eine genaue Kenntnis des Ist-Zustandes sind Voraussetzungen, um die richtigen Weichen für den langfristigen Erfolg zu stellen.
Viele Unternehmen und Einrichtungen stehen dabei vor der Frage: Wie erhebe und sammle ich Daten und wie verarbeite ich sie im Anschluss möglichst zielführend und nachhaltig? Regelmäßig wiederkehrende Prüfungen auf Papier haben sich als Hemmschuh erwiesen: Die Dokumente sind meist schlecht leserlich, teilweise fehlen Angaben, oder sie sind veraltet; manche Qualitäts- und Sicherheits-Checks werden erst gar nicht durchgeführt. Manchmal liegen die Papierdokumente auch auf dem Tisch des Prüfers und werden über Wochen nicht bearbeitet – keiner hat einen Überblick, bis wann und ob die Abweichung vom Soll überhaupt behoben wurde.
Doch es geht auch anders, wie der Anwendungsfall eines österreichischen Unternehmens zeigt: Dieses hat in seinen Verkehrsbetrieben in den Bereichen Bus und Bahn ein digitales System zur Sicherung der Qualität des Personals etabliert. Geprüft wird beispielsweise, ob Toiletten und Fahrgasträume sauber sind, ob die Fahrkartenautomaten funktionieren, die Getriebe regelmäßig gewartet werden und die Fahrzeugführer im Straßenverkehr umsichtig und freundlich agieren. Die Liste möglicher Sicherheits- und Qualitätschecks ist lang, die Zahl der zu prüfenden Fahrzeuge und Mitarbeiter/-innen geht in der weitläufigen Region in die Hunderte.
Das österreichische Unternehmen lässt die Sicherheits- und Qualitätschecks im ÖPNV von mehreren Prüfergruppen durchführen. Diese erhalten die Prüfungen in Form von berufsgruppenbezogenen digitalen Checklisten automatisch in ihre mobilen Apps eingespielt. Damit können sie Prüfungen unterwegs per Mobiltelefon als Teil des Arbeitsablaufes durchführen – ohne Zeitverlust und ohne papierbasierende Extraprozesse. Das führt zu mehr Akzeptanz und steigert die Betriebssicherheit im Verkehr. Die digitalen Prüfungen bieten vielfältige Funktionen wie Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung, Einbindung von Fotos, digitale Unterschrift, etc.
Die Mitarbeiter der österreichischen Verkehrsbetriebe werden je nach Qualifikation in unterschiedlichen Zyklen auf die Einhaltung von für den Verkehrsbetrieb wichtigen Qualitäts- und Sicherheitsvorschriften überprüft. Die erfassten Daten werden mit Hilfe von elektronischen Workflows an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet, die sie nun prüfen, absegnen, speichern, auswerten und revisionssicher ablegen können. Im Falle einer Überprüfung der Verkehrsbetriebe durch Aufsichtsbehörden kann nun jederzeit nachgewiesen werden, dass die Einhaltung der notwendigen Standards überwacht wird. Ebenso können aus dem digitalen System heraus Maßnahmen zur Verbesserung angestoßen und deren Umsetzung nachverfolgt werden. Unterm Strich führt das zu einer Automatisierung des gesamten Prüfverfahrens und dient der kontinuierlichen Verbesserung von Sicherheit und Qualität im ÖPNV.
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Dominik Weggler
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Arbeitssicherheit ist ein weites Feld, zu dem auch alle Belange des betrieblichen Brandschutzes zählen. Regelmäßige Kontrollen der brandschutztechnischen Vorgaben und Anlagen erhöhen erfahrungsgemäß die Sicherheit. Was hingegen betrieblicherseits oft fehlt, ist ein unternehmensübergreifendes Controlling der Einzelmaßnahmen. Digitale Checklisten und Projektmanagement-Tools können hier helfen.
Zum vorbeugenden Brandschutz zählt insbesondere die regelmäßige Kontrolle der Löschanlagen – die in der Regel anhand von Checklisten erfolgt. Bestehen selbige aus Papier, ist manch‘ Ärger vorprogrammiert: Die erfassten Daten sind wenig detailliert, potenziell unvollständig oder unleserlich, und vor allem stehen sie anderen Mitarbeitern/Abteilungen nicht unmittelbar zur Verfügung. Das verzögert nachfolgende Prozesse wie Instandsetzungs- und Wartungsarbeiten oder die kennzahlenbasierte, kaufmännische Bewertung der Anlagen. Hinzu kommt: Nicht immer bilden papierbasierte Checklisten den neuesten rechtlichen und technischen Stand ab.
Um die Funktionsfähigkeit der Löschanlagen – und damit die Sicherheit der Mitarbeiter – zu gewährleisten, hat es sich bewährt, die Daten von Anfang an digital zu erfassen: Statt mit Klemmbrett, Papier und Kugelschreiber füllt der Verantwortliche die aktuelle, anlagenspezifische Checkliste per Fingergeste oder Stift an einem handelsüblichen mobilen Gerät aus. Gerade turnusmäßige Kontrollen lassen sich mit Hilfe von elektronischen Checklisten effizient, vollständig und fehlerfrei durchführen.
Digitale Checklisten führen auch unerfahrene Prüfer sicher durch den Prozess. Sie garantieren, dass nichts vergessen, kein Punkt übersprungen wird oder dass Tippfehler passieren. Denn im Hintergrund erfolgt eine Logikkontrolle, etwaige Falscheingaben werden angezeigt und können nochmal überprüft werden. Handschriftlich erstellte Ergänzungen lassen sich per OCR-Texterkennung in Text umwandeln. Fotos werden ebenso integriert wie die Signatur des Prüfers am Schluss.
Am Ende des Prozesses liegen Daten nicht nur in digitaler Form vor, sie können im Anschluss auch sofort von anderen Systemen weiterverarbeitet werden. Die erfassten Daten werden mit Hilfe von mehrstufigen, elektronischen Workflows an verantwortliche Mitarbeiter/Abteilungen – auch niederlassungs- und unternehmensübergreifend – weitergeleitet, die sie je nach Bedarf prüfen, absegnen, speichern, revisionssicher ablegen, auswerten und zu aussagekräftigen Berichten im gewünschten Corporate Design zusammenfassen.
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Dominik Weggler
Head of Sales Germanedge