Software für
Dokumenten-
management-

Unsere DMS-Software – für 100% effizientes Dokumentenmanagement

Mit unserer Dokumentenmanagement-Software bieten wir Ihnen ein umfassendes System in der Cloud, das Ihnen eine nahtlose und sichere Verwaltung Ihrer Dokumente ermöglicht. Die cloudbasierte Lösung gibt Ihnen die Möglichkeit, überall und jederzeit auf Ihre Dokumente zuzugreifen, ohne sich um Hardware oder Software-Installationen kümmern zu müssen.

Durch die Vielzahl an Schnittstellen lässt sich die Software für Dokumentenverwaltung in Ihre bestehenden Systeme integrieren und erleichtert den Datenaustausch enorm. Unser erfahrenes Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Sie bei der Implementierung und Nutzung unseres DMS zu unterstützen.

Vorteile unserer DMS-Software

Bis zu 50% Zeitersparnis

Durch ein effektives DMS wird die Zeit, die Mitarbeiter für die Suche nach Dokumenten aufwenden, erheblich reduziert. Dies kann je nach Größe des Unternehmens und der Komplexität der Dokumentenstruktur erheblich variieren. In einigen Fällen könnten Unternehmen eine Zeitersparnis von bis zu 50% oder mehr erwarten.

Reduzierung von Druck- und Speicherkosten

Durch die Digitalisierung und zentrale Verwaltung von Dokumenten realisieren Unternehmen erhebliche Einsparungen bei den Kosten für Druckmaterial, Papier und physische Speicherung. Dies könnte je nach Unternehmensgröße eine Einsparung von mehreren tausend bis zu mehreren hunderttausend Euro pro Jahr bedeuten.

Steigerung des ROI um bis zu 500%

Der Return on Investment (ROI) eines DMS wird durch eine Vielzahl von Faktoren beeinflusst, darunter Einsparungen durch Prozessautomatisierung, Reduzierung von Fehlern und Ausfallzeiten sowie erhöhte Produktivität der Mitarbeiter. Ein typischer ROI für ein gut implementiertes DMS liegt oft zwischen 200% und 500% über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren.

Erhöhte Produktivität und Kundenzufriedenheit

Durch eine effizientere Dokumentenverwaltung können Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben aufwenden und Kundenanfragen schneller bearbeiten. Das führt zu einer insgesamt höheren Produktivität sowie Kundenzufriedenheit.

Bis zu 20% kürzere Liegezeiten im Freigabeprozess

Integrierte Alarm- und Benachrichtigungsfunktionen stellen die rechtzeitige und vollständige Bearbeitung der Dokumente sicher. Die Zeitersparnis liegt hier bei mindestens 20%.

Lückenlose Rückverfolgbarkeit

Das QM-Dokumentenmanagementsystem ermöglicht eine lückenlose Rückverfolgbarkeit, sodass auch bereits gelöschte Dokumente recherchierbar sind.

Versionssicherheit

Die Versionshistorie aller Dokumente ist vollständig nachvollziehbar, sodass eine zentrale Dokumentenverwaltung möglich ist.

100% Normenkonformität

Das digitale Dokumentenmanagement kann im Rahmen der folgenden Normen und Richtlinien verwendet werden und unterstützt die dort erwähnten Prozesse: ISO 9001:2008, ISO 14001, ISO/TS 16949, FDA 21 CFR Part 11 und VDA.

Besuchen Sie GermanedgeNOW - unsere digitale Solutionsplattform

Sie möchten das Dokumentenmanagement sofort testen und die verschiedenen Funktionen kennenlernen? Dann bietet Ihnen GermanedgeNOW die Möglichkeit das DMS sofort kostenlos und unverbindlich für 30 Tage zu testen.

So bringen Sie Ordnung ins Dokumenten-Chaos und verkürzen Ihren „Time-to-Busines-Impact“ und erhöhen damit augenblicklich Ihren „Return on Investment“ (ROI), da Sie die Software sofort nutzen können.

Funktionen unserer Dokumentenmanagement-Software

Webgestütztes Dokumentenmanagement

Unser Dokumentenmanagementsystem ist webgestützt, wodurch Sie über alle wichtigen Funktionen von überall auf jedem Gerät zugreifen können.

Workflowmanagement

Neben frei definierbaren Workflows liefert das DMS auch vordefinierte Workflows, mit denen Sie sofort beginnen können.

Eindeutige Versionskontrolle

Unsere DMS-Software führt eine lückenlose Änderungshistorie und schafft damit Revisionssicherheit.

Verwaltung alle Dokumente

Innerhalb des Dokumentenmanagementsystems sind sie in der Lage, Dokumente aus beliebigen Quellen hinzuzufügen und zentral zu speichern.

Alle relevanten Tools und DMS-Funktionen auf einen Blick

Mithilfe unseres webgestützten Programms für Dokumentenverwaltung verfügen Sie über alle wichtigen Tools, welche Sie für den Aufbau und die Pflege eines zentralen Dokumentenarchives brauchen. Der Zugriff auf freigegebene Dokumente erfolgt über eine Browser-App, die intuitiv bedienbar ist. Dadurch ist die Dokumentenlenkung optimal gesichert und Sie brauchen keine Papierdokumente mehr.

Normenkonforme Workflows

Die Dokumentenmanagement-Software steuert das gesamte Dokumentenleben analog zum Audit-Trail. Die Workflows reichen von der Erstellung über die Freigabe und Verteilung bis zur Revisionskontrolle. Änderungen und Nutzerzugriffe werden zentral erfasst. Zudem unterstützt Sie das DMS bei der Einhaltung der Normen wie u. a. bei IATF 16949, ISO 9001, ISO 13485 oder VDA.

Änderungen jederzeit auf einen Blick

Mit der Versionskontrolle haben Sie immer den Überblick darüber, welches Dokument wann und wie geändert wurde und welche mitgeltenden Dokumente von diesen Änderungen betroffen sind. Zudem wird erfasst, wer welches Dokument gelesen hat. So haben Sie den vollständigen Funktionsumfang aller Änderungen immer im Blick.

Die Versionskontrolle bietet zudem unterschiedliche, definierbare Workflows zur Durchsetzung von Prozessen und für das Änderungsmanagement in qualitativen Prozessen, Produktionsverfahren oder anderen Dokumenten.

Vollständige Dokumentenkontrolle und -verwaltung

Dokumenten­managementsystem

Alle Dokumente innerhalb unserer DMS-Lösung werden elektronisch gespeichert, registriert, versioniert und bei Bedarf archiviert. Frei definierbare Merkmale und Kategorien sorgen dafür, dass Dokumente nach individuellen Kriterien sortiert, gruppiert und gefiltert werden können.

Eine Freitextsuche findet jede Information, auch wenn nicht bekannt ist, in welchen Bereichen oder Dateien diese Information hinterlegt wurde.

Dokumenten­managementsystem

Integration der DMS-Software

Schritt-für-Schritt Anleitung, um das Dokumentenmanagement bei Ihnen einzubinden:

  • Sie nehmen Kontakt mit uns auf
  • Wir zeigen Ihnen die Lösung per Live-Demo
  • Wir besprechen mit Ihnen die Anforderungen und die technische Einbindung
  • Wir unterstützen Sie bei der Einbindung und beim Onboarding

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf oder sammeln Sie erste Erfahrungen mit unserer Software und besuchen Sie unsere Solutionsplattform GermanedgeNOW.

Unsere DMS-Software lässt sich auf vielfältige Weise bei Ihnen integrieren – Sie haben freie Wahl in der Installation und der Nutzung:

  • SaaS

Dafür brauchen Sie lediglich ein Login: All inclusive – Die Software und Datenbank laufen wahlweise auf Amazon Workspace, Azure, Oracle, Citrix, Terminal Server usw.

  • On Premise

Wir installieren das DMS in Ihrer IT-Umgebung.

  • Kostenoptimaler IT-Betrieb

Da sich das Germanedge DMS als SaaS-Lösung nutzen lässt, können Sie die Infrastruktur- und Personalkosten Ihrer IT-Organisation in Ihrem Unternehmen deutlich absenken. Je mehr Standorte auf das DMS zugreifen, desto größer werden die Ersparnisse.

  • Rollenbasierte Zugriffssteuerung

Die Dokumentenmanagement-Software unterstützt die normenkonforme Vergabe der Zugriffsrechte. Sind Nutzer, Rollen und Berechtigungen in anderen IT-Systemen bereits angelegt, ist eine automatische Übernahme möglich.

  • Maximale Verfügbarkeit und Datensicherheit

Mit der Kubernetes-Architektur ist das DMS zu 100% plattformunabhängig. Kunden, die ein Maximum an Verfügbarkeit und Datensicherheit wünschen, empfehlen wir die Nutzung eines technologieführenden Cloud-Hyperscalers (z. B. Amazon, Azure, Google oder Ionos). Für zusätzliche Sicherheit sorgen regelmäßige Backups, die wir vor Ort beim Anwender erstellt.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Wie kann ich mein Abo bezahlen?

Wir akzeptieren Kreditkarten, SEPA Lastschriften oder eine Bezahlung über Paypal.

Was passiert nach der kostenlosen Trial Phase?

Nach der Trial Phase können Sie das DMS weiter nutzen, wenn Sie möchten. Ihre Daten können dabei vollständig erhalten bleiben. Wenn Sie sich nicht zum Kauf entscheiden, werden alle Daten rückstandslos gelöscht.

Was kann ich mit dem DMS tun?

Das DMS stellt Ihnen auch in der Testphase viele Funktionen eines Dokumentenmanagement Systems zur Verfügung. Sie können die Demo Dokumente nutzen, oder Sie können auch eigene Dokumente laden. Sie können darüber hinaus eigene Orderstrukturen anlegen, Genehmigungsverfahren testen und viele andere Funktionen selbst ausprobieren.

Sind meine eingegebenen Daten im DMS geschützt?

Alle Daten im DMS  sind Compliance-Daten. Das bedeutet, die Applikation ist vor Zugriffe durch Dritte geschützt, es wird pro Umgebung eine eigene Datenbank zur Verfügung gestellt und nur berechtigte Benutzer dürfen auf die Applikation zugreifen. Zusätzlich dazu sind wir nach der ISO 27001 zertifiziert und arbeiten nach den definieren Prozessen.

Nehmen Sie persönlich Kontakt mit mir auf!

Sie haben konkrete Fragen zu den Germanedge-Lösungen? Schreiben Sie mir gerne über das Kontaktformular.

Ludmila Lebedev
Sales Team Germanedge

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