Bescheide und Auflagen verwalten
Schutz von Mensch und Umwelt
Bescheide, Auflagen, Planunterlagen und Behördenschriftverkehr sind kein Selbstzweck. Sie dienen dem Schutz von Mensch, Unternehmen und Umwelt. Die Betriebsgenehmigungen für Maschinen, Anlagen und ganze Werke müssen eingeholt und aktuell gehalten werden. Auch Umweltauflagen, Sicherheitsanforderungen und Nachhaltigkeitsvereinbarungen müssen dokumentiert und verwaltet werden. Oft sind damit auch regelmäßige Überprüfungen verbunden.
Jetzt gibt es einfach zu bedienende Software, die Sie dabei unterstützt. Das Synoset Bescheide und Auflagenmanagement gliedert sich als System zur Verwaltung von Dokumenten und Regelabläufen nahtlos in den Betriebsablauf ein.
Bescheide und Auflagen verwalten – Die Last der Verantwortung
Jedes Unternehmen erhält Behördenbescheide mit Auflagen. Die Auflagen sind bindend und oft mit rechtlichen Konsequenzen verbunden. Besonders kompliziert wird es, wenn Gefahrgut verarbeitet, produziert oder verwendet wird. Industrieanlagen müssen oft mehrere tausend Auflagen einhalten. Aber auch normale Fertigungsanlagen und Servicebetriebe unterliegen Sicherheitsauflagen zum Schutz von Mensch und Umwelt. Doch wie kontrolliert man die Einhaltung mehrerer tausend Auflagen? Für Betriebsleiter ist die Last dieser Verantwortung enorm.
Erledigung im Betrieb
Steuern Sie die Verwaltung von Bescheiden und Auflagen als Teil des Betriebsablaufes. Synosets Bescheide- und Auflagenmanagement unterstützt Betriebsmitarbeiter bei der Organisation, Verwaltung und Nachverfolgung der behördlichen Bescheide und Auflagen. So können Führungskräfte und Verwaltung sich auf die Überprüfung der Einhaltung von Auflagen und die Rechtskonformität des Unternehmens konzentrieren.
Einfacher Ablauf
- Eine Behörde stellt einen Bescheid für eine neue oder bestehende Anlage aus und versendet diesen z.B. per Post.
- Das Unternehmen empfängt den Bescheid, dokumentiert den Bescheid, legt ihn im System als PDF ab und leitet daraus die Auflagen ab.
- Die Auflagen werden mit Hilfe von Checklisten abgearbeitet und rückgemeldet.
- Ein Verantwortlicher/Auditor kann sich im System übersichtlich die offenen/erledigten Auflagen anzeigen lassen und Details abrufen.
Einfache Eingabe von Bescheiden mit Dateianhängen
Bescheide werden meist per Post als amtliches Dokument zugestellt. Für einen Überblick über alle Bescheide werden die gescannten Dokumente digitalisiert abgelegt und mit Metadaten angereichet. So können Bescheide jederzeit schnell gefunden werden.
Komfortable Verknüpfung von Bescheiden und Auflagen
Bescheide enthalten oft eine oder mehrere Auflagen. Diese Auflagen beschreiben eine Erlaubnis, ein Verbot oder ein Gebot. Je nach Art der Auflage sind unterschiedliche Schritte zu durchlaufen. In jedem Fall benötigt es einen Verantwortlichen, der sicherstellt, dass die Auflagen im Unternehmen durchgeführt werden. Via Fristen und automatischer Eskalation durch Emails wird die zeitnahe Bearbeitung garantiert und Strafen vermieden.
Professionelles Management von einzelnen Auflagen
Auflagen mit können nach Bedarf mit Metadaten, bspw. Text der Auflage, Auflagentyp, wiederkehrende oder einmalige Pflichten, Auflagennummer im Bescheid, Zuweisung zu Objekten, Bemerkungen etc. versehen werden.
- Erfassung wiederkehrender Pflichten
- Nachweis über den Verlauf und Bearbeitungsstand jeder Auflage
- Weiterleitung von Checklisten an zuständige Person
Mit Freigabeprozessen im Vier-Augen-Prinzip wird sichergestellt, dass alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen. Bei komplexen Auflagen ist dies auch mehrstufig möglich. Umsetzungsvorschläge können eingereicht und von mehreren Personen oder Abteilungen freigegeben werden. Die resultierenden Maßnahmen werden durchgeführt, dokumentiert und auf ihre Wirksamkeit hin kontrolliert. Falls die Maßnahme nicht die erwarte Auswirkung erzielt, muss der Prozess von vorn beginnen und die Auflage neu bewertet werden. So stehen alle Informationen den Beteiligten in Echtzeit zur Verfügung, können kollaborativ bearbeitet werden und die Prozesssicherheit ist durchgängig gewährleistet.
Werden alle Maßnahmen und Auflagen eines Bescheides abgeschlossen, wird der Bescheid automatisch auf erfüllt gesetzt und die verantwortlichen Personen informiert. Das spart Zeit und sorgt für Transparenz.
Auflagen mit Checklisten per Handy oder Tablet bearbeiten
Auflagen und wiederkehrende Pflichten können per Checklisten zur Bearbeitung an verantwortliche Mitarbeiter übergeben werden.
- Bearbeitung per „App“, auch offline.
- Zuständiger sendet Umsetzungsvorschläge
- Umsetzungsvorschläge können bestätigt, abgelehnt oder weitergegeben werden
- Nachweise zur Durchführung können direkt an die Checkliste gehangen werden
Alle Bescheide sind mit Suchfunktionen schnell zugänglich
Beispiel mit 66 betriebenen Anlagen: Es werden 1475 Bescheide verwaltet und insgesamt 10943 Einzelauflagen überwacht, die von einer Vielzahl unterschiedlicher involvierter Behörden ausgehen.
Einzelauflagen schnell auffindbar
Ob für ein Audit oder eine generelle Überprüfung, der Erfüllungsgrad eines Bescheides ist mit allen zugehörigen Auflagen, Maßnahmen und Dokumenten zu jeder Zeit in unserer Software durch Reports ersichtlich. Auf einen Blick ist zu sehen, welche Bescheide bereits abgearbeitet wurden oder welche eine höhere Priorität für die fristgerechte Erfüllung erfordern.
Die Produktionsanlagen sind mit den Bescheiden und Auflagen verknüpft
Beim Aufruf der Anlage ist zu sehen, welche Bescheide und Auflagen sie betreffen. Diese Funktion kann auch ins Anlagenlogbuch integriert werden.
Synoset mit Bescheide- und Auflagenverwaltung
- Zustand aller Auflagen und Bescheide auf einen Blick
- Anhang von Dokumenten, Links und Kommentaren and Betriebsobjekten („Digital Twin“)
- Abbildung aller Prüfprozesse (Einfachprüfungen, Zyklen, Stichproben)
- Ausleitung von auszuführenden Tätigkeiten über Aufgaben, Checklisten oder Tickets.
- Überprüfung und Dokumentation der Einhaltung wichtiger Auflagen mit Checklisten
- Einbindung von Dienstleistern wo Externe Unterstützung für Prüfungen benötigt wird.
- Revisionssichere Speicherung aller Informationen mit Versionierung
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Christoph Schiffer
Sales Team Germanedge