Assets und Equipment verwalten
Werte erhalten
Technische Geräte, seien es Brandmelder, Aufzüge, Notebooks, Laborgeräte, Pumpen oder ganze Anlagen und Kraftwerke, sollen nicht nur reibungslos funktionieren; sie müssen sich unterm Strich auch rechnen. Außerdem darf ihr Betrieb nicht gegen geltende Gesetze, Richtlinien sowie Arbeitsschutz-, Gesundheits- und Umweltvorschriften verstoßen.
Dabei hilft Synoset: Die Software strukturiert, steuert und ermöglicht die Kontrolle aller Asset-bezogenen Aktivitäten. Eine Kosten-Nutzen-Auswertung der Assets ist bis auf Geräteebene möglich. Die Software liefert eine Datenbasis, die Ihnen hilft, mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen, um dann gezielt gegensteuern zu können, so verwalten Sie Assets und Equipment einfach und effizient.
Industrie Asset Management
Mobil jederzeit im Zugriff
Bestandserfassung
Hierarchische Erfassung von Objekten/Geräten aller Art. Optional mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort etc.
Vertragsverwaltung
Erfassung von Verträgen mit Lieferanten. Laufzeiten etc.
Wiedervorlagen
für Gewährleistungs- und Wartungsfristen, Vertragskündigungen, Überwachung
Überblick - Mein Konto
Persönlicher Kontoauszug mit zugeordneten Assets und Leistungen.
Kaufmännische Daten
Eigentümer, Kunde, Besitzer, Abteilung, Kontierung, Vertragsnummern etc.
Kostenzuordnung
Verursacherbezogene Leistungsverrechnung in Konzernstrukturen.
Revisionssicherheit
Protokollierung von Änderungen gemäß FDA 21 CFR 11, ISO 22000, etc.
Flexible Prozesse
Papierlose Abwicklung durch Nutzung digitaler Workflows. Elektronische Hinterlegung von Dokumenten und Checklisten.
Schnelle Prozesse
Nutzung von Barcode & RFID Scannern zur Datenerfassung oder Assetidentifikation
Fristen im Blick
Synoset speichert, wann ein Gerät / eine Anlage gekauft oder gemietet wurde, welche Gewährleistungsfristen und Service Level (SLA) mit dem Lieferanten vereinbart sind und wann das nächste planmäßige Prüf- und Wartungsintervall ansteht. Dank aktiver Wiedervorlagen verpassen Sie keinen Termin und sind in puncto gesetzliche Vorgaben oder Fristen immer auf der sicheren Seite.
Interne und externe Kostenverrechnung
Synoset unterstützt Sie bei der Definition und Abrechnung technischer Dienste – unabhängig davon, ob diese für interne oder externe Kunden erbracht werden.
Kosten-Nutzen-Analyse
Sie möchten wissen, ob sich der Betrieb eines Geräts oder einer Anlage rechnet? Der „Asset Explorer“ von Synoset bietet Ihnen eine detaillierte Übersicht über Ihre Assets und Betriebskosten, aufgeschlüsselt nach Benutzer, Abteilung, Anlage oder Standort.
Effiziente, papierlose Workflows
Mit Synoset lassen sich digitale Dokumente und Informationen im Rahmen der betrieblichen Abläufe genau den Stellen zuordnen, die sie weiterbearbeiten müssen.
Das System bildet Workflows elektronisch ab und versieht Aufgaben und Prozessschritte mit Fristen, so dass Sie Reaktionszeiten überwachen können. Auch eine Vertreterregelung im Rahmen der Workflows ist möglich. So sorgt Synoset für schnelle und zuverlässige Prozesse.
Revisionssicher dokumentiert und archiviert
Alle Daten werden revisionssicher erfasst und archiviert. Durch die enge Verzahnung von Synoset mit gängigen Dokumentenmanagementsystemen werden Änderungen laufend aktualisiert. Das System unterstützt Sie bei der Einhaltung einschlägiger Branchennormen und Standards wie FDA CFR, ISO und ITIL, etc.
Auf allen Endgeräten in allen Sprachen
Egal, ob Ihre IT-Infrastruktur aus Windows-Rechnern, Apple-Geräten oder Smartphones mit Android besteht, Synoset lässt sich auf allen Plattformen einsetzen. Die Software unterstützt bereits heute eine Vielzahl von Sprachen. Neben Deutsch und Englisch und vielen Europäischen Sprachen sind z.B. auch Chinesisch als Sprachpaket verfügbar. Praktische jede Sprache ist auf Anfrage möglich.
Sehr einfach zu bedienen
Synoset ist für mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets optimiert. Die Bedienung per Fingerstreich über selbsterklärende Icons. Die grafische Benutzerführung ermöglicht den intuitiven Umgang mit Synoset auch für angelernte oder wenig technikaffine Nutzer.
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Christoph Schiffer
Sales Team Germanedge
Sauberkeits- und Lebensmittelkontrollen in Supermärkten
Sauberkeits- und Lebensmittelkontrollen in Supermärkten sind von enormer Wichtigkeit, denn fehlende Sauberkeit führt nicht nur zu Imageproblemen, sie gefährdet auch ihre Kunden und Mitarbeiter. Um dies zu vermeiden, werden in regelmäßigen Abständen Inspektionen durchgeführt. Hierbei wird jedoch oft auf Papier dokumentiert, dies verlangsamt den Prozess und führt zu unnötigen Kosten.
Um alle Überprüfungen prozesssicher durchzuführen und diese gleichzeitig zu dokumentieren, vertrauen unsere Kunden auf unsere Kombination aus Asset-, Service- und Checklistenmanagement einschließlich Reportingmöglichkeiten. Der gesamte Inspektionsprozess wird mittels unser elektronischen Checklisten unterstützt. Dies beginnt bei der Erstellung von wiederkehrenden Inspektionsaufgaben, welche automatisch via Mail eskaliert werden. Führt weiter mit der Durchführung der Inspektion und Dokumentation und endet mit Erstellung weiterer Aufgaben zur Beseitigung von Mängeln und Aktualisierung von Reports.
Inspektionsprozesse über Checklisten
Innerhalb der Checkliste werden bereits bestimmte Felder wie Name des Prüfers, Datum und Uhrzeit der Inspektion automatisch gesetzt, sodass zum einen Zeit gespart, zum anderen keine Fehleingaben gemacht werden können.
Danach werden die unterschiedlichen Bereiche kontrolliert, und über einfache Touchbedienung können Probleme schnell dokumentiert und auch Fotos von Problemen gemacht werden. Dem Prüfer können Sie dabei unterschiedliche Hilfestellungen über Bildeinblendungen geben.
Bei Kontrollen können z.B. Temperaturüberschreitungen an Theken direkt mit Regeln in der Checkliste hinterlegt werden. Beispielsweise wird bei einer Eingabe direkt eine weitere Aufgabe zur Überprüfung der Theke für den Servicetechniker erstellt. Der Techniker kann sich daraufhin bis zu einem bestimmten Zeitpunkt um das Problem kümmern, ansonsten wird automatisch eskaliert.
Reporting und Berichte
Durch die Verwendung einer digitalen Lösung ist es nur ein kleiner Schritt, damit aus einzelnen ausgefüllten Inspektionsberichten übersichtliche und übergeordnete Reports entstehen können. Dies hilft schnell die Zusammenhänge zwischen Einzelprüfungen zu verstehen und daraus entsprechende Maßnahmen abzuleiten, so werden die Sauberkeits- und Lebensmittelkontrollen in Supermärkten schnell durchgeführt.
Typische Auswertungen sind in dem Zusammenhang wie viele Inspektionen in einem Zeitraum durchgeführt wurden mit wie vielen entdeckten Mängeln oder ob es in einem Bereich besonders oft zu Auffälligkeiten kommt. Steigt oder stagniert beispielsweise die Anzahl von Mängeln über Zeit, dann sollten Sie Ihre Prozesse anpassen. Auch standortübergreifende Auswertungen sind möglich, verwendet Standort A ein anderes Kühlsystem als Standort B, so unterscheiden sich vermutlich auch die Anzahl der damit verbundenen Probleme.
Ausfüllen von dynamischen Checklisten per Touch
Benutzerfreundliche Steuerung des Protokolls per Touch, direkt mit Dynamisierungen im Dokument und farblicher Unterstützung. Ist beispielsweise ein Problem aufgetreten erweitert sich das Formular um eine Kommentarzeile.
Eingabemöglichkeiten reichen von einfachen Optionsfeldern, über Drop-Down bis Freitextfelder und Unterschriften
Dokumentation von Fehlern mit Bild
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Deshalb nutzen viele unserer Kunden die Möglichkeit, direkt in der Checkliste Fotos zu machen und so aufgetretene Probleme besser zu dokumentieren.
- Einfacher Klick auf Fotofunktion
- Möglichkeit, direkt im aufgenommenen Bild zu zeichnen
- Bild wird direkt im Inspektionsbericht angezeigt
Reportingmöglichkeiten
Auflagen und wiederkehrende Pflichten können per Checklisten zur Bearbeitung an verantwortliche Mitarbeiter übergeben werden.
- Visualisierungen von Messungen
- Anzeige von Prozessgrenzen und Überschreitungen
- Automatische Berechnung von Trends
Verschiedenste Visualisierungsarten
Hier beispielsweise ein Balkendiagramm, wie viele Überprüfungen nach Standorten durchgeführt wurden und wie viele davon als bestanden gelten. So bekommen sie schnell Erkenntnisse, wie die Standorte im Vergleich miteinander abschneiden und können Unterschiede ermitteln.
Standortübergreifende Berichte
Hier beispielsweise eine Auswertung über die Mikrobiologischen Befunde. Welche Bereiche weisen standortübergreifend besonders oft Probleme auf. Wo ergibt es Sinn, auch standortübergreifend an Maßnahmen zu denken.
Suche von bereits durchgeführten Inspektionen
Unterschiedlichste Suchmöglichkeiten um durchgeführte, einzelne Inspektionen wiederzufinden, beispielsweise in einem bestimmten Zeitraum, von einem bestimmten Prüfer, sogar die direkte Suche nach eingegebenen Antworten ist möglich.
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Christoph Schiffer
Sales Team Germanedge
Globales Asset-Management trägt dazu bei, Vorgaben zu kritischen Infrastrukturen zu erfüllen
Für kritische Infrastrukturen (KRITIS) gelten innerhalb der EU besondere Regeln wie zum Beispiel die NIS-Richtlinie. Damit diese Regeln erfüllt werden können, ja um überhaupt einen Überblick über sämtliche Assets zu haben, die unter diese Regeln fallen, ist der Einsatz eines globalen Enterprise Asset Management-Systems sinnvoll.
Mit NIS 2 wird die EU ihre Liste der „kritischen Infrastrukturen“ (KRITIS) zukünftig deutlich erweitern. Unternehmen, die dann in den Anwendungsbereich der Richtlinie fallen, müssen beispielsweise ihre gesamte automatisierungs- und sicherheitsrelevante OT (Operational Technology) erfassen, verwalten und dokumentieren.
Ein globales Enterprise-Asset-Management-System, in dem Daten, Abhängigkeiten, Workflows und Zugriffsberechtigungen objektorientiert, d.h. bezogen auf jedes einzelne Asset, gepflegt werden, hat sich in zahlreichen Anwendungsfällen als sinnvoll erwiesen. Mit einem solchen Tool können mehrere Ziele erreicht werden:
- Prozesssicherheit, sprich die Sicherstellung zuverlässiger und stabil laufender Systeme
- Compliance mit der NIS-Richtlinie und nationalen gesetzlichen Vorgaben
- das Bestehen von Audits
- die zügige Bearbeitung von Vorfällen und Sicherheitsproblemen
Übersicht, Struktur, Dokumentation
Gerade in der Automatisierungs- und Steuerungstechnik (OT) von Industrieunternehmen herrscht oft ein Mangel an Übersicht, Struktur und Dokumentation. Weder sind alle Hard- und Software-Komponenten, Netzteilnehmer und Abhängigkeiten bekannt, noch herrscht Klarheit über die Aktualität von Betriebssystemen, die Vergabe von Berechtigungen oder die Vergabe von IP-Adressen u.v.m. In herkömmlichen Excel-Listen lässt sich die Komplexität des technischen Geschehens eines Unternehmens nicht abbilden, geschweige denn überblicken.
Offenheit des Systems, objektgetriebene Struktur
Da die technische Infrastruktur eines Unternehmens meist individuell ausgeprägt ist, muss ein Asset-Management-System im Prinzip für alles offen sein, dann aber trotzdem für eine klare Struktur und einen guten Überblick sorgen. Unser System stellt das Objekt – sei es die Maschine XY oder der Laptop XZ – in den Mittelpunkt der Betrachtung. Jedes Objekt wird zunächst mit den wichtigsten Basics – z.b. Modell, Baujahr, Seriennummer – erfasst.
Anschließend wird es mit weitreichenden Detailinformationen angereichert, wie z.B. Verantwortungen, Abhängigkeiten und weitere Metadaten. Auf diese Weise entsteht eine agile Objektstruktur, die für einen globalen Überblick über alle technischen Assets sorgt und eine aktive Überwachung von Prüf-, Wartungs- und Gewährleistungsfristen ermöglicht. Unser Asset Management System bleibt auch bei sehr großen Datenmengen – Millionen von Objekten/Assets – reaktionsschnell.
Ihre Mehrwerte
- Mehr Transparenz. Ihre Mitarbeiter erhalten einen Überblick über sämtliche Assets und können alles sehen, wofür sie berechtigt sind
- Mehr Einfachheit. Unser System nimmt Komplexität raus. Mitarbeiter erhalten nur die Informationen, die sie benötigen, um sinnvoll weiterarbeiten zu können. Alles andere wird ausgeblendet.
- Weniger Arbeitsaufwand. Durch die weitgehende Automatisierung werden Prozesse verschlankt und beschleunigt. System erledigt das, was händisch nicht mehr machbar ist.
- Mehr Nachhaltigkeit. Ist die Prozesskette einmal hinterlegt, werden Fristen eingehalten. Prozesstreue durch mehrstufige Freigaben.
- Mehr Rechtssicherheit. EU-Regeln sind hinterlegt, ihre Einhaltung wird durch globales Asset Management unterstützt
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Christoph Schiffer
Sales Team Germanedge
Verwaltung und Instandhaltung am Beispiel von Windparks
Die Verwaltung von Windparks ist sehr aufwändig. Auf der einen Seite steht die komplette Assetpflege mit Stammdatenmanagement, Flurstückverwaltung, Vertragswesen mit Laufzeiten, Fristen und unterschiedlichen Beteiligungen. Auf der anderen Seite hat man den Instandhaltungsprozess für jedes einzelne Windrad mit Mängeln und deren Behebung. Vielerorts wird hier noch auf Papier dokumentiert, dies stellt weder eine revisionssichere Archivierung, noch eine effiziente Informationsweiterleitung sicher.
Verwaltung aller Assetinformationen
Bei einer Windkraftanlage müssen unterschiedlichste Informationen administriert werden:
- Informationen zur Windkraftanlage wie Firmendaten, Kontaktdaten zum Hersteller, Gesellschafter, Handbücher, Teile, Wartungszyklen, Standort
- Informationen zum Flurstück, auf welchem das Windrad ist, Abmaße und Standort, Eigentümer und Pachtverträge, teilweise auch mit Beteiligung von unterschiedlichen Personen
- Vertragswesen für die Nutzung der Windkraftanlage mit Vertragspartnern und Fristen
In unserer Software wird alles dokumentiert und falls Eingabemöglichkeiten fehlen, kann entweder der Kunde selbst oder wir Felder hinzufügen.
Wenn beispielsweise ein Vertrag ausläuft, erinnert unsere Software Sie automatisch per Mail daran.
Komplexer Instandhaltungsprozess
Im gesamten Instandhaltungsprozess können wir Sie mit unseren anpassbaren Formularen und Workflows unterstützen. Dies beginnt bei der Anmeldung auf der Leitstelle mit Unterschrift direkt im Dokument, setzt sich über sämtliche Überprüfungen an der Windkraftanlage fort, bis zur anschließenden Abmeldung auf der Leitstelle. Zudem werden sämtliche Inspektionspunkte revisionssicher in unserer Lösung abgespeichert. Wenn bestimmte Punkte als nicht in Ordnung markiert werden, dann kann direkt vor Ort ein Foto vom Problem geschossen werden. Anschließend wird das Problem als Ticket in unserem System weiterverwendet oder zum Beispiel eine Email mit Mängelliste verschickt. Auch der Problemlösungsprozess wird mittels Checklisten dokumentiert, sodass Sie stets eine Historie über aufgetretene Probleme und deren Lösung haben. Zudem ist jederzeit nachvollziehbar, welche Mängel noch bei welchen Windkraftanlagen bestehen.
Besonders praktisch ist für unsere Kunden, dass viele Änderungen im Inspektionsprotokoll ohne Programmierkenntnisse selbst angepasst werden können, mittels unseres einfachen Checkware-Designers im Drag&Drop-Prinzip.
Verwaltung von Windparks:
Assetinformationen zu einzelnen Windkraftanlagen
Es werden unterschiedlichste Informationen gepflegt, dadurch kann die Maske kann jederzeit eingeschränkt oder erweitert werden.
Inspektionsprotokoll mit allgemeinen Angaben
Bestimmte Informationen können bei Internetverbindung aus der Assetmaske vorgeladen oder automatisch ausgefüllt werden, wie beispielsweise Name des Prüfers durch den Nutzernamen.
Abarbeitung aller Punkte
Dynamische Erweiterung der Checkliste je nachdem ob Punkte in Ordnung sind oder nicht:
- Verwendung von Pflichtfeldern
- Einblendung von Informationen per Pop-Up
- Die Möglichkeit Bilder direkt in der Checkliste zu machen ist gegeben
Übersichtliche Mängellisten
Alle dokumentierten Mängel können am Ende der Checkliste übersichtlich dargestellt werden, ebenso können die dokumentierten Fotos an der Stelle angezeigt werden.
- Bearbeitung per „App“, auch offline
- Weiterleitung der Mängel bspw. per Mail oder als weitere Aufgabe in unserem System
- Ablage des Inspektionsberichtes direkt am Asset
Synoset mit Bescheide- und Auflagenverwaltung
- Zustand aller Auflagen und Bescheide erhalten Sie auf einen Blick
- Anhang von Dokumenten, Links und Kommentaren and Betriebsobjekten („Digital Twin“)
- Abbildung aller Prüfprozesse, daher Einfachprüfungen, Zyklen und Stichproben
- Ausleitung von auszuführenden Tätigkeiten über Aufgaben, Checklisten oder Tickets
- Überprüfung und Dokumentation der Einhaltung wichtiger Auflagen
- Einbindung von Dienstleistern, wenn Externe Unterstützung für Prüfungen benötigt wird
- Revisionssichere Speicherung aller Informationen mit Versionierung
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Christoph Schiffer
Sales Team Germanedge
Bescheide und Auflagen verwalten
Schutz von Mensch und Umwelt
Bescheide, Auflagen, Planunterlagen und Behördenschriftverkehr sind kein Selbstzweck. Sie dienen dem Schutz von Mensch, Unternehmen und Umwelt. Die Betriebsgenehmigungen für Maschinen, Anlagen und ganze Werke müssen eingeholt und aktuell gehalten werden. Auch Umweltauflagen, Sicherheitsanforderungen und Nachhaltigkeitsvereinbarungen müssen dokumentiert und verwaltet werden. Oft sind damit auch regelmäßige Überprüfungen verbunden.
Jetzt gibt es einfach zu bedienende Software, die Sie dabei unterstützt. Das Synoset Bescheide und Auflagenmanagement gliedert sich als System zur Verwaltung von Dokumenten und Regelabläufen nahtlos in den Betriebsablauf ein.
Bescheide und Auflagen verwalten – Die Last der Verantwortung
Jedes Unternehmen erhält Behördenbescheide mit Auflagen. Die Auflagen sind bindend und oft mit rechtlichen Konsequenzen verbunden. Besonders kompliziert wird es, wenn Gefahrgut verarbeitet, produziert oder verwendet wird. Industrieanlagen müssen oft mehrere tausend Auflagen einhalten. Aber auch normale Fertigungsanlagen und Servicebetriebe unterliegen Sicherheitsauflagen zum Schutz von Mensch und Umwelt. Doch wie kontrolliert man die Einhaltung mehrerer tausend Auflagen? Für Betriebsleiter ist die Last dieser Verantwortung enorm.
Erledigung im Betrieb
Steuern Sie die Verwaltung von Bescheiden und Auflagen als Teil des Betriebsablaufes. Synosets Bescheide- und Auflagenmanagement unterstützt Betriebsmitarbeiter bei der Organisation, Verwaltung und Nachverfolgung der behördlichen Bescheide und Auflagen. So können Führungskräfte und Verwaltung sich auf die Überprüfung der Einhaltung von Auflagen und die Rechtskonformität des Unternehmens konzentrieren.
Einfacher Ablauf
- Eine Behörde stellt einen Bescheid für eine neue oder bestehende Anlage aus und versendet diesen z.B. per Post.
- Das Unternehmen empfängt den Bescheid, dokumentiert den Bescheid, legt ihn im System als PDF ab und leitet daraus die Auflagen ab.
- Die Auflagen werden mit Hilfe von Checklisten abgearbeitet und rückgemeldet.
- Ein Verantwortlicher/Auditor kann sich im System übersichtlich die offenen/erledigten Auflagen anzeigen lassen und Details abrufen.
Einfache Eingabe von Bescheiden mit Dateianhängen
Bescheide werden meist per Post als amtliches Dokument zugestellt. Für einen Überblick über alle Bescheide werden die gescannten Dokumente digitalisiert abgelegt und mit Metadaten angereichet. So können Bescheide jederzeit schnell gefunden werden.
Komfortable Verknüpfung von Bescheiden und Auflagen
Bescheide enthalten oft eine oder mehrere Auflagen. Diese Auflagen beschreiben eine Erlaubnis, ein Verbot oder ein Gebot. Je nach Art der Auflage sind unterschiedliche Schritte zu durchlaufen. In jedem Fall benötigt es einen Verantwortlichen, der sicherstellt, dass die Auflagen im Unternehmen durchgeführt werden. Via Fristen und automatischer Eskalation durch Emails wird die zeitnahe Bearbeitung garantiert und Strafen vermieden.
Professionelles Management von einzelnen Auflagen
Auflagen mit können nach Bedarf mit Metadaten, bspw. Text der Auflage, Auflagentyp, wiederkehrende oder einmalige Pflichten, Auflagennummer im Bescheid, Zuweisung zu Objekten, Bemerkungen etc. versehen werden.
- Erfassung wiederkehrender Pflichten
- Nachweis über den Verlauf und Bearbeitungsstand jeder Auflage
- Weiterleitung von Checklisten an zuständige Person
Mit Freigabeprozessen im Vier-Augen-Prinzip wird sichergestellt, dass alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen. Bei komplexen Auflagen ist dies auch mehrstufig möglich. Umsetzungsvorschläge können eingereicht und von mehreren Personen oder Abteilungen freigegeben werden. Die resultierenden Maßnahmen werden durchgeführt, dokumentiert und auf ihre Wirksamkeit hin kontrolliert. Falls die Maßnahme nicht die erwarte Auswirkung erzielt, muss der Prozess von vorn beginnen und die Auflage neu bewertet werden. So stehen alle Informationen den Beteiligten in Echtzeit zur Verfügung, können kollaborativ bearbeitet werden und die Prozesssicherheit ist durchgängig gewährleistet.
Werden alle Maßnahmen und Auflagen eines Bescheides abgeschlossen, wird der Bescheid automatisch auf erfüllt gesetzt und die verantwortlichen Personen informiert. Das spart Zeit und sorgt für Transparenz.
Auflagen mit Checklisten per Handy oder Tablet bearbeiten
Auflagen und wiederkehrende Pflichten können per Checklisten zur Bearbeitung an verantwortliche Mitarbeiter übergeben werden.
- Bearbeitung per „App“, auch offline.
- Zuständiger sendet Umsetzungsvorschläge
- Umsetzungsvorschläge können bestätigt, abgelehnt oder weitergegeben werden
- Nachweise zur Durchführung können direkt an die Checkliste gehangen werden
Alle Bescheide sind mit Suchfunktionen schnell zugänglich
Beispiel mit 66 betriebenen Anlagen: Es werden 1475 Bescheide verwaltet und insgesamt 10943 Einzelauflagen überwacht, die von einer Vielzahl unterschiedlicher involvierter Behörden ausgehen.
Einzelauflagen schnell auffindbar
Ob für ein Audit oder eine generelle Überprüfung, der Erfüllungsgrad eines Bescheides ist mit allen zugehörigen Auflagen, Maßnahmen und Dokumenten zu jeder Zeit in unserer Software durch Reports ersichtlich. Auf einen Blick ist zu sehen, welche Bescheide bereits abgearbeitet wurden oder welche eine höhere Priorität für die fristgerechte Erfüllung erfordern.
Die Produktionsanlagen sind mit den Bescheiden und Auflagen verknüpft
Beim Aufruf der Anlage ist zu sehen, welche Bescheide und Auflagen sie betreffen. Diese Funktion kann auch ins Anlagenlogbuch integriert werden.
Synoset mit Bescheide- und Auflagenverwaltung
- Zustand aller Auflagen und Bescheide auf einen Blick
- Anhang von Dokumenten, Links und Kommentaren and Betriebsobjekten („Digital Twin“)
- Abbildung aller Prüfprozesse (Einfachprüfungen, Zyklen, Stichproben)
- Ausleitung von auszuführenden Tätigkeiten über Aufgaben, Checklisten oder Tickets.
- Überprüfung und Dokumentation der Einhaltung wichtiger Auflagen mit Checklisten
- Einbindung von Dienstleistern wo Externe Unterstützung für Prüfungen benötigt wird.
- Revisionssichere Speicherung aller Informationen mit Versionierung
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Sales Team Germanedge
Globales Reklamationsmanagement schafft eine gemeinsame Diskussionsbasis
Im Rahmen des globalen Reklamationsmanagement kommuniziert ein Automobilzulieferer intensiv mit Lieferanten, ohne ihnen direkten Zugriff auf seine Qualitätsmanagementsoftware zu gewähren. Die Kommunikation erfolgt weitgehend automatisiert, qualitätsorientiert und rechtssicher mit Hilfe von digitalen Checklisten. Die Inhalte fließen direkt ins CAQ-System ein.
In der Automobilindustrie hängt die Qualität des Endprodukts entscheidend von der Qualität der Zuliefererteile ab. Doch in einer Welt, in der sich Lieferketten über mehrere Kontinente erstrecken und Firmen viele ihrer Sub-Sub-Lieferanten nicht einmal kennen, sind transparente und durchgängige Reklamationsprozesse schwer zu realisieren. Unter anderem verhindern Restriktionen im Hinblick auf die eigene IT-Infrastruktur eine direkte Einbindung der Lieferanten.
Reklamationsprozess aufwändig und fehleranfällig
Das Einholen von Feedback im Reklamationsprozess ist also mit hohem Aufwand verbunden, die Informationen müssen manuell ins System übertragen werden. Das kostet Zeit und Mühe, ist fehlerbehaftet und lässt Qualitätsmanager bisweilen falsche Entscheidungen treffen, weil Dinge missverstanden oder nicht in der richtigen Art und Weise interpretiert werden. Probleme erreichen die Verantwortlichen verspätet, um angemessen darauf reagieren zu können. Oft ist gerade auch die Erfassung von Reklamationen örtlich gebunden.
CAQ-System + digitale Checklisten
Die Verbindung von CAQ-System und digitalen Checklisten unterstützt eine andere, erfolgversprechende Herangehensweise: Ist ein Teil fehlerhaft, muss der Lieferant informiert werden. Das geschieht, indem im CAQ-System ein neuer Reklamationsfall (Ticket) angelegt wird. Um die Kommunikation mit dem Lieferanten zu führen, schickt das System ihm automatisiert ein webbasiertes Checklistenformular, das die wichtigsten fallbezogenen Fragen enthält. Der Lieferant öffnet den Link und kann die Anfrage nun direkt beantwortet.
Anders als früher erhält er kein Normblatt mehr, das er ausdrucken, ausfüllen und wieder einscannen muss, sondern die gesamte Kommunikation erfolgt über die digitalen Checklisten. Der Lieferant bekommt durch Kataloge und Pflichtfelder somit einen gewissen Ablauf vorgeschrieben. Zudem sind kontextabhängig und abhängig vom Workflow unterschiedliche Darstellungen möglich. So lässt es das System beispielsweise zu, dass der Reklamationsprozess aus mehreren Teilschritten besteht.
Firmen und Lieferanten profitieren gleichermaßen
Indem webbasierte, digitale Checklisten in ein bestehendes Qualitäts- und Reklamationsmanagementsystem eingebunden werden, ist es möglich, die weltweiten Reklamationsprozesse von Automobilherstellern oder anderen Industrieunternehmen IT-technisch abzubilden und sämtliche (Sub-)Lieferanten papierlos, transparent und vor allem revisionssicher zu integrieren. Dadurch ist weder auf Kunden- noch auf Lieferantenseite eine zusätzliche Infrastruktur notwendig. Von dem checklistenbasierten Reklamationsmanagement profitieren auch die (Sub-)Lieferanten. Sie können sich auf einen einheitlichen Reklamationsablauf verlassen. Das System ist auch für interne Prozesse, wie zum Beispiel die Lieferantenbetreuung nutzbar.
Daten fließen in beide Richtungen
Das erweiterte Qualitäts- und Reklamationsmanagementsystem ist einfach anwendbar und skalierbar, bietet fallweise Benachrichtigungsfunktionen an und ist auf stationären und mobilen Geräten nutzbar. Die Datenerfassung erfolgt unabhängig vom CAQ-Client, von jedem Ort zu jeder Zeit – sowohl innerhalb als auch außerhalb der Fertigung bzw. des Betriebsgeländes. Mitarbeiter nutzen die entsprechende App über ihre mobilen Geräte via Browser (Smart Phones, Tablets, etc.). Eingaben können auch offline gemacht werden. Sobald das mobile Gerät wieder online ist, erfolgt eine automatische Synchronisierung in beide Richtungen.
Features unserer Lösung:
- On- und Offline Reklamationserfassung durch Browser oder App
- Mobile Datenerfassung direkt vor Ort mit „Checkware 4“ für IOS, Android oder Windows
- Unterstützt aktuelle HTML-5-Browser (Chrome, Firefox, Edge und co)
- Einfach zu konfigurierende Checklisten im Drag&Drop-Designertool
- Stammdatenmanagement erfolgt zentral im CAQ-System
- Benachrichtungen via Email, SMS, Smartwatch
Die Qualitätslösung für Sie
Die QDA Lösung unterstützt integrierte und automatisierte Lieferantenreklamationen, dynamische Stichprobenpläne und Skip Lot Verfahren. Zudem generieren Unternehmen mit ihr automatisierte 8D- und PPM-Reporte und -Analysen. Durch die Integration ins ERP wird eine individuelle Bewertung der Lieferanten möglich, die im Einkaufsprozess Verwendung finden kann. Unterm Strich entwickeln Unternehmen ihre eigenen Lieferkette konstruktiv und strukturiert weiter.
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Planungs- und Erfüllungskontrolle durch globales Auditmanagement
Audits sind Prüfprozesse. Sie dienen dazu, Abweichungen in Prozessen, Produkten oder Systemen aufzuspüren und Verbesserungspotenziale zu heben. Das Spektrum reicht vom Mini-Audit, das zum Beispiel bei jeder Schichtübergabe durchgeführt wird, bis zu sehr umfangreichen Audits, bei denen das gesamte Unternehmen überprüft wird. Durch globales Auditmanagement werden Audits aller Art auf einer Plattform konsolidiert und komplexe Sachverhalte einfach dargestellt.
Audits dienen der regelmäßigen Kontrolle, ob gesetzliche, vertragliche und betriebsinterne Regeln im Hinblick auf Compliance, Performance oder Prozessqualität eingehalten werden. Je zahlreicher die Audits und je umfangreicher ihr „Scope“, desto schwieriger wird es, eine umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle, weitgehend automatisierte Geschäftsprozesse und eine durchgehende Dokumentation zu realisieren.
Ein Audit Management sorgt dafür, dass alle Audits von Anfang an digital und mehrstufig abgebildet werden. Mit den entsprechenden Vorteilen für Analysen, Reporting und Dokumentation.
„Mini“-Audits bei jeder Schichtübergabe steuern und auswerten
Manchmal sind „Audits“ ein Ausdruck für ohnehin stattfindende regelmäßige Kontrollen. Zum Beispiel wenn der Schichtführer am Ende einer Schicht in Gedanken oder auf Papier die wichtigsten Punkte abhakt. Was gewohnheitsmäßig erfolgt, lässt sich über ein Audit Management direkt für einen schicht- und werksübergreifenden Qualitäts- und Verbesserungsprozess nutzen.
Dies zeigt Anwendungsfall „Audit bei Schichtübergabe“ bei einem unserer Kunden: Dieser hat für seine Werke einen dynamischen Audit-Prozess etabliert. Bei diesem jeder Schichtführer am Ende seiner Schicht 30 Fragen zu Themengebieten wie Maschine, Material, Methode und Mensch mit „ok“, „genügend“ oder „nicht ok“ beantwortet. Die Fragen werden per Zufallsalgorithmus aus einen standardisierten Fragenpool von rund 340 Fragen ausgewählt, der zentral gepflegt wird.
Der Fragenkatalog ist „intelligent“. Er reagiert auf Antworten des Schichtführers, fragt beispielsweise nach den Ursachen bei „nicht ok“ und welche Maßnahmen erfolgt sind. Er prüft Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität und stößt bei Bedarf automatisch ein- und mehrstufige Workflows an.
Texte lassen sich ebenso integrieren wie zugehörige Fotos, die wiederum auch eine Sicherheit für den Ausfüller darstellen, wenn es später zu Fragen kommt. Über diese Schichtübergaben-Audits entstehen mit der Zeit viele Daten, die sich schicht- und werksübergreifend sammeln, aggregieren, analysieren und zu aussagekräftigen Berichten zusammenfassen lassen. Auf diese Weise lassen sich Schwachstellen in der Produktion feststellen und Verbesserungen anstoßen.
Sehr große Audits planen, steuern, durchführen und exportieren
Wird hingegen ein komplettes Werk oder eine Wertschöpfungskette auditiert, findet die Prüfung zwar weniger regelmäßig, dafür aber umso umfangreicher statt. Gleiches gilt für Audits innerhalb von Lieferketten, wo es gilt, gewisse (soziale) Standards einzuhalten. Solche Audits bestehen aus tausenden Einzelfragen, von denen jede Einzelne nachhaltig beantwortet und nachvollziehbar dokumentiert werden muss.
Der Arbeitsvorrat liegt in Form von thematisch oder prozessbezogen strukturierten Aufgaben- und Open-Item-Listen vor, die in von verschiedenen Bereichen mehrstufig nacheinander abgearbeitet werden. Teilbereiche werden hier als digitale Fragenkataloge innerhalb des Systems angelegt und verwaltet, und sie können dank der Unterstützung von mehrstufigen Workflows verschiedenen Bereichen zur Bearbeitung zugewiesen werden. Die Kommunikation erfolgt automatisiert, auch ohne direkten Zugang zum Firmennetz. Die Auditteilnehmer müssen nichts handschriftlich ausfüllen, sondern können direkt am Rechner oder Smartphone die Punkte abhaken.
Nach erfolgter Prüfung werden die Listen abgeschlossen, sämtliche Einzelschritte liegen dann bereits digital vor und können jederzeit an andere IT-Systeme wie Reporting, ERP/SAP etc. übertragen werden. Zudem sind die Audits inklusive aller Prüfbescheide, Vereinbarungen, Auflagenverfolgung und der Dokumentation auf der anwenderfreundlichen Audit-Management-Plattform konsolidiert. Sie liefert eine transparente Gesamtschau auf alle Audits und vereinfacht zugleich komplexe Sachverhalte für Anwender. Externe Audit-Teilnehmer wie Prüfer oder Lieferanten lassen sich über diesen Weg digital in die Audits einbinden.
Integration mit Ticket- und Reporting-Systemen
Bleiben bei der Bearbeitung der Audits Fragen offen, so findet der Nutzer am Ende der Fragenliste eine Open-Item-Liste, deren Punkte direkt in ein Ticket-System einfließt. Die Tickets werden an die verantwortlichen Stellen zur Bearbeitung weitergeleitet, deren Beantwortung nachhaltig überprüft wird. Auf diese Weise ist eine umfassende Planungs- und Erfüllungskontrolle aller teilprojektbezogenen Aktivitäten über ein zentrales Dashboard aus möglich, inklusive einer nachhaltigen und nachvollziehbaren Dokumentation jedes einzelnen Arbeitsschritts.
Ihre Mehrwerte
- Durchgehende Digitalisierung aller Arten von Audits im Rahmen eines strukturierten Auditmanagements
- Alle Arten von Audits werden unterstützt: Prozess-, System- und Produkt-Audits, Mehrsprachigkeit der Fragenkataloge
- Plattformfähigkeit, Integration in verschiedenste Systeme, wie zum Beispiel Asset Management-, Projektmanagement-, Ticket-, Reporting-, Schichtbuch-Systeme, etc.
- Abbildung von Abhängigkeiten und Verknüpfungen: Ein Fragekatalog umfasst einen kompletten Review, er ist prozessübergreifend
- Vereinfachung komplexer Sachverhalte für die Anwender, persönliches User Interface mit den für den Anwender relevanten Audits, Fragenkataloge liegen stets in aktueller Version vor
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Wie sich die Kalibrierung von Mess und Prüfgeräten digital durchführen lässt
Kalibrierung von Mess- und Prüfgeräten sollte im Rahmen des internen Qualitätsmanagements regelmäßig erledigt werden. Ideal ist es, wenn der Vorgang aus dem Asset Management heraus angestoßen wird. Und der Prüfende im gleichen Atemzug eine gerätespezifische, digitale Checkliste erhält, die ihn durch den Prozess der Kalibrierung führt und Messunsicherheiten selbstständig und in Echtzeit berechnet.
Sei es durch Abnutzung, thermische, mechanische oder chemische Veränderungen. Die Genauigkeit von Messinstrumenten wie zum Beispiel Industrie- und Laborwaagen lässt mit der Zeit nach. Daher werden sie regelmäßig kalibriert. Daher es wird überprüft, ob und wenn ja, wie weit sie vom Sollwert abweichen. Bei Hunderten oder Tausenden solcher Assets ist die werksinterne ISO-Kalibrierung oft mit erheblichem Aufwand und Kosten verbunden.
Asset Management
Der Prozess lässt sich standardisieren und damit einfacher, sicherer und transparenter durchführen, wenn er – wie in einem unserer Anwendungsfälle – direkt aus der Geräteverwaltung (IT Asset Management, ITAM) angestoßen wird. Das steigert Produktqualität und Produktivität gleichermaßen, weil die gesammelten Daten zur Funktionsfähigkeit der Mess- und Prüfgeräte direkt ins ITAM zurückfließen und für nachfolgende Prozesse genutzt werden können.
Fehlerfreier Prozess
In unserem Anwendungsfall werden die Mitarbeiter bei der Kalibrierung ihrer Arbeitsmittel unterstützt, indem sie zu jedem Prüfintervall eine aktuelle, gerätespezifische digitale Checkliste erhalten, die sie durch den Prozess der Kalibrierung führt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Vorgang fehlerfrei und zeitsparend durchgeführt wird, alle relevanten Informationen erfasst werden und sofort in elektronischer Form vorliegen. Medienbrüche in Form von Papier gibt es hier nicht mehr.
Komplexe Formeln in der Checkliste
Die Genauigkeit von Industrie- und Laborwaagen wird mit Hilfe diverser mathematischer Formeln berechnet. Daraus ergeben sich Werte wie die Standardabweichung, die Mindesteinwaage, etc. Die Formeln sind in den digitalen Checklisten hinterlegt, so dass der Mitarbeiter die ermittelten Messwerte nur in vorgesehenen Felder eingeben muss. Das System berechnet die Werte dann in Echtzeit automatisch selbst.
Digitaler Werks-Kalibrierschein
Das Ergebnis der Kalibrierung ist der Werks-Kalibrierschein, der dann im Asset Management in digitaler Form vorliegt. Durch die Integration der Unterschrift des Prüfenden, ggf. weiterer Personen, kann er revisionssicher abgelegt werden und ist zudem Grundlage für eine etwaige DAkkS-Kalibrierung.
Ihre Mehrwerte
- Durchgehende Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die Umsetzung von Industrie 4.0-Initiativen in Produktion und Qualitätsmanagement
- Hohe Produktqualität dank der regelmäßigen Überprüfung von Mess- und Prüfgeräten im Rahmen der Qualitätssicherung
- Nutzerfreundlichkeit, da auch weniger versierte Mitarbeiter oder Anfänger mit der digitalen Checkliste eine Art Leitfaden durch den Kalibrierungsprozess erhalten
- Abbildung mehrstufiger Prozesse in einem IT-System ohne Medienbrüche
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Warum digitale Lauflisten aktiv zur Verbesserung der Prozesssicherheit in Branchen beitragen
Sogenannte „Lauflisten“ unterstützen Prüfpersonen bei regelmäßigen Kontrollgängen – sei es im Brandschutz, im Rahmen der Instandhaltung, bei der Anlagenprüfung oder im Wachschutz. Im Vergleich mit der vielerorts noch gängigen Papierform leisten digitale Lauflisten einen erheblichen Beitrag, um die Sicherheit gerade bei komplexen Prozessen, in kritischen Infrastrukturen oder in weitläufigen Arealen zu verbessern.
Kontrollgänge zur Überprüfung von Anlagen, Arbeitsplätzen und Gebäuden sind fester Bestandteil der Arbeits- und Prozesssicherheit in Unternehmen, tragen sie doch dazu bei, die Qualität der Prozesse und die Sicherheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Ein gängiges „Tool“, um Ist-Zustände zu überwachen und mit Soll-Zuständen zu vergleichen, sind sogenannte „Lauflisten“, mit denen das Prüfpersonal Daten bei den Rundgängen erfasst. In vielen Unternehmen werden sie nach wie vor in Papierform bereitgestellt.
Vorteile von digitalen Lauflisten
Digitale Lauflisten haben im Vergleich zu ihren papierbasierten Pendants entscheidende Vorteile: Die Daten liegen von Beginn an elektronisch vor und können standortübergreifend zentral gespeichert werden. Durch die zentrale Bereitstellung arbeitet jeder mit der neuesten Version, die über das Smartphone bereitgestellt, Laufwege spart. Zudem reagieren Lauflisten dynamisch auf Eingaben, auch eine Verzweigung in verschiedene Folgeabläufe ist möglich: Ist beispielsweise der Förderdruck einer Pumpe kleiner als vorgeschrieben, öffnet sich bei der Eingabe sofort ein Warnhinweis und der Kontrolleur kann eine Meldung für die Instandhaltung absetzen oder eine Aufgabe für eine bestimmte Person erstellen. Die straffen und medienbruchfreien Abläufe verschlingen also deutlich weniger Arbeitszeit als die Papierform.
Keine Anwenderfehler mehr
Die Praxis hat gezeigt, dass digitale Lauflisten typischen Anwenderfehlern entgegenwirken: Einzelne Punkte können nicht übersprungen oder versehentlich vergessen werden. Daten, die nicht plausibel sind, werden der Prüfperson erneut vorgelegt. Es gibt keine unleserlichen Einträge, und der Prüfer hat durch die zentrale Dokumentenablage stets die aktuelle, u.U. auch mehrsprachige Laufliste zur Hand. Startzeitpunkt und Ende des Kontrollgangs werden in den digitalen Lauflisten automatisch gesetzt, damit lassen sich die Kontrollzeiten zentral überwachen – und auch für den Prüfer stellt dies eine Sicherheit dar, denn er kann beweisen, dass ein Fehler beispielsweise erst nach Abschluss seines Rundgangs auftrat. Mitarbeiter können die digitalen Lauflisten unabhängig von ihren Computerkenntnissen bedienen, da die Nutzung von Smartphone-Apps den Meisten geläufig ist.
Höherer Erkenntnisgewinn durch bessere Daten
Digital werden oft mehr Daten weitergegeben als mit der papiergestützten Prüfung, sei es mit Bild-, Sprach- oder Textinformationen. Erkennt der Prüfer beispielsweise bei einem Aggregat eine Fehlfunktion, kann er diese zusätzlich mit Foto dokumentieren und den Standpunkt per GPS-Signal markieren, sodass die Instandhaltung das Problem schneller lokalisieren kann. Auch die Erstellung von Ad-Hoc-Auswertungen über Kontrollen und Mängel ist möglich. Mit diesen und ähnlichen Funktionen erhöht sich nicht nur die Qualität der Kontrollgänge. Bessere Daten sorgen auch für einen höheren Erkenntnisgewinn, Nutzer können bessere Entscheidungen und Ableitungen treffen.
Für mobile Geräte optimiert
Digitale Lauflisten sind für mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets optimiert: Die kontrollierende Person kann die digitale Laufliste bei seinem Rundgang online, aber auch offline ausfüllen und elektronisch unterschreiben. Damit ist eine zusätzliche Ablage der Daten in Papierform überflüssig. Bei der Offline-Eingabe werden die Daten automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Netzwerkverbindung zum zentralen System vorhanden ist.
Prozesssicherheit für Food-, Healthcare- und KRITIS-Unternehmen
Da digitale Lauflisten orts- und geräteunabhängig sind, trägt ihre Nutzung sowohl in den Bereichen Food und Healthcare sowie bei kritischen Infrastrukturen (KRITIS) zur Prozesssicherheit bei. Der Prüfer muss sein mobiles Gerät nicht während des gesamten Kontrollgangs mitführen, sondern kann die Laufliste beispielsweise in Zone A unterbrechen und in Zone B wieder an einem anderen Gerät aufnehmen. Mit diesem Prozessdesign kann zum Beispiel eine Kreuzkontamination durch ein mitgeführtes Gerät vermieden werden.
Connected-Worker-Plattform als zentraler Kommunikations-Hub
Alles, was in die digitale Laufliste eingetragen wird, kann mit anderen Connected-Worker-Applikationen wie zum Beispiel dem digitalen Schichtbuch FINITO direkt synchronisiert werden. Dort ist ein Ereignis – zum Beispiel der zu geringe Förderdruck der Pumpe – dann sofort für alle betroffenen Mitarbeiter ersichtlich, die Instandhaltung kann sofort aktiv werden, und auch das Führungspersonal weiß sofort Bescheid.
Ihre Mehrwerte
- Stammdatenübernahme. Arbeitsersparnis, da Stammdaten wie Prüfer, Datum, Uhrzeit etc. automatisch aus anderen Systemen übernommen wird; Auswahlfelder unterstützen.
- Task Management. Im Rahmen der Aufgabenplanung lassen sich digitale Lauflisten angestoßen und einzelnen Prüfern zugeordnet werden, Planung von Intervallen und Deadlines möglich.
- Auswertungen und Reportings. Daten können umfassend ausgewertet und zu Berichten zusammengefasst werden. Ablage in zentraler Datenbank. Schnittstellen zu anderen Systemen.
- Plattformunabhängig. Die digitalen Lauflisten funktionieren auf jedem IT-Gerät und mit jeder Plattform – sei es iOS, Windows oder Android. Aufgerufen werden können sie als App oder über den Internet Explorer.
- Integriert. Die digitalen Lauflisten können als Stand-alone-Lösung genutzt werden. Auch eine Integration mit anderen IT-Systemen, insbesondere dem Schichtbuch FINITO ist möglich.
- Layout im eigenen Corporate Design. Layout der digitalen Lauflisten lässt sich nach den eigenen CD-Richtlinien gestalten.
Änderungen werden laufend aktualisiert, die Daten revisionssicher in einer zentralen Datenbank archiviert. Zur Auswertung können die Daten in verschiedene Formate, zum Beispiel nach Excel exportiert werden. Anbindung an gängige Stammdaten- und Reporting-Systeme möglich.
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Christoph Schiffer
Sales Team Germanedge
Effiziente Schicht- und Personaleinsatzplanung für die Industrie
Einen Sack Flöhe hüten – so heißt es – sei leichter, als einen Schichtplan zu erstellen, der alle glücklich macht. Zumal es neben Wünschen der Mitarbeitenden auch viele Gesetzesvorgaben und Sonderregelungen bezüglich Schichtsystem, Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit und Mehrarbeit zu berücksichtigen gilt. Eine effiziente Schicht- und Personaleinsatzplanung für die Industrie stellt sicher, dass die Schichtbesetzung bestmöglich zur geplanten Arbeitslast passt und zum gewünschten Produktionsergebnis führt – bei größtmöglicher Flexibilität für die Mitarbeiter. Im Idealfall ist die Lösung sogar Teil der Connected-Worker-Plattform.
An einem Schichtplaner zerren viele Hände: Die Mitarbeitenden brauchen einen freien Tag, möchten eine Schicht tauschen, in Teilzeit arbeiten oder sich entscheiden, ob sie Überstunden ausbezahlt haben möchten. Schicht- und Betriebsleiter wünschen sich eine optimale, entsprechend qualifizierte Schichtbesetzung, basierend auf dem Arbeitsvorrat, der zu erbringen ist. Die Personalabteilung hat ein Auge auf die Arbeitsstunden und Gesetzesvorgaben, und die Finanzbuchhaltung muss wissen, wie viel Lohn sie auszahlen muss.
Personaleinsatzplanung im Fünfschichtbetrieb
Wer hier entspannt bleiben möchte, nutzt – ähnlich wie ein Kraftwerksbetrieb in NRW – das IT-System Emplovis. Im dortigen Fünf-Schicht-Betrieb wird mit rund 40 Mitarbeitenden an 365 Tagen im Jahr, 24 Stunden täglich, Prozessdampf und Strom für rund 12.000 Beschäftigte erzeugt. Die Schichtführer erstellen auf Knopfdruck Schichtpläne, führen die Personaleinsatzplanung für die Schichtgruppen durch und erfassen mit wenigen Klicks Abwesenheiten bzw. Mehrarbeiten mit einer Vielzahl unterschiedlicher Abwesenheits- und Mehrarbeitstypen. Zudem ist für Berechtigte auf Anhieb ersichtlich, wer wann und wie lange gearbeitet hat und wer noch eingeteilt werden kann – basierend auf der vorhandenen Qualifikation und den Anforderungen des Arbeitsplatzes. Das System informiert auch, wenn bei Mitarbeitern Qualifikationen auslaufen und nachgeschult werden müssen.
Fehlerminimierung in der Planung
Emplovis ist grundflexibel und passt sich an Kundenanforderungen an. Farbliche Gliederungen und selbsterklärende Piktogramme unterstützen beim Umgang mit dem System, so dass auch weniger IT-affine Mitarbeiter schnell zurechtkommen. Schnittstellen, beispielsweise zu IT- und HR-Systemen wie SAP, ermöglichen die automatisierte Weiterreichung von Daten zum Arbeitsvorrat, technischen Arbeitsplatz oder Lohninfos.
Frei wählbare Ansichten
Welcher Mitarbeitende in welcher Schicht eingesetzt ist, lässt sich mit dem Schicht- und Personaleinsatzplaner auf Anhieb erkennen: Über ein Dashboard können Ansichten so definiert werden, dass sie den persönlichen Wünschen des Betrachters entsprechen. Schichten, Urlaube, Fehlzeiten und Abwesenheiten sind farblich gegliedert. Mit Hilfe von Filtern wie Zeitraum, Organisationseinheit, Mitarbeiter, Team, Abwesenheit lassen sich wöchentliche, monatliche und jährliche Auswertungen (Saldenübersichten) pro Mitarbeiter / bzw. Schicht erstellen und bei Bedarf ausdrucken. Über eine Gruppierung ist pro Tag und Linie die Anzahl der an- und abwesenden Mitarbeiter zur Kontrolle der erforderlichen Belegstärke sichtbar.
Zugriff für Sie von überall
Ein Zugriff auf die Lösung ist von überall per Webbrowser möglich, somit können die Mitarbeitenden von Zuhause aus ihren persönlichen Schichtplan einsehen und sind auch über kurzfristige Änderungen, beispielsweise bei Erkrankung eines Kollegen, informiert. Änderungen, die einen Mitarbeiter betreffen, können auch automatisiert per E-Mail an ihn versandt werden, sodass er nicht immer aktiv nachsehen muss.
Nur ein Pfeil oder ein ganzer Köcher?
Das Betriebsteam des Kraftwerksbetriebs erfasst pro Jahr rund 15.000 Schichtereignisse in digitalen Betriebstagebüchern, die teilweise als Reparaturmeldungen über SAP an die Instandhaltung geleitet werden. Das Schichtpersonal hat auf einer Anzeigetafel im Leitstand alle relevanten Schichtereignisse stets im Blick. Wiederkehrende Abläufe werden mit digitalen Checklisten unterstützt. So haben die Schichtmitarbeiter eine für sie optimierte Anzeige von Daten.
Neben Emplovis nutzt der Kraftwerksbetrieb weitere Applikation der Connected-Worker-Plattform, darunter Finito 4 und Checkware. Auf der Plattform entsteht ein ganzer Marktplatz an Möglichkeiten, wie Unternehmen eine bessere interne Kommunikation, mehr Prozesssicherheit beim Erfassen von Informationen, weniger Aufwand beim Suchen nach Informationen und schnellere Schichtübergaben erreichen können. Informieren Sie sich, wir beraten Sie gerne!
Schicht- und Personaleinsatzplanung: Ihre Mehrwerte
- Mehr Flexibilität. unabhängig vom Schichtplanmodell, alle Schichttypen, Schichtmuster und Schichtgruppen.
- Weniger Fehler. Unterstützung bei der Schichtplanung, zum Beispiel durch Feldhinweise, Abgleich mit im Hintergrund definierten gesetzlichen Regeln, bereits genommenen Urlaubstagen etc.
- Zeitersparnis. im Hinblick auf intuitive Führung, in Kombination mit dem Schichtbuch sofort alle Daten auf einen Blick
- Weniger organisatorische Probleme und Kosten durch Fehlplanungen
- Webbasierter Zugriff. Per Webapplikation von überall nutzbar, alternativ auch direkter Versand von Daten als PDF und somit immer einsehbar
- Qualifikationen und Skills. Automatische Überprüfung, ob ein Mitarbeiter anhand seiner Qualifikation an einem Arbeitsplatz arbeiten darf
Use Case: Personaleinsatzplanung für einen 7×24 Kraftwerksbetrieb mit Schichtdokumentation und digitalen Checklisten
Henkel, Philipp Poetzsch, HSI Industrial Solutions – Utilities Dampf- und Stromerzeugung
Der Kraftwerksbetrieb der Henkel AG & Co. KGaA am Standort Düsseldorf ist ein VKW-Betrieb im 24/7- Modus. Schichtpläne, die Personaleinsatzplanung, die Erfassung von Abwesenheiten und Mehrarbeiten mit einer Vielzahl unterschiedlicher Abwesenheits- und Mehrarbeitstypen sind im Personalmodul Emplovis abgebildet. Das Betriebsteam erfasst zudem wichtige Schichtereignisse in digitalen Schichtbüchern und hat so auf einer Anzeigetafel im Leitstand alle relevanten Schichtereignisse stets im Blick. Wiederkehrende Abläufe werden mit digitalen Checklisten unterstützt. So haben die Schichtmitarbeiter eine für ihre speziellen Bedürfnisse optimierte Umgebung.
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Christoph Schiffer
Sales Team Germanedge